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Les avantages de la GED

À l’instar d’une société numérique qui évolue, un volume considérable d’informations et de multiples supports explose à travers le monde. Par ce fait, le principal leitmotiv des entreprises est la parfaite maîtrise et l’usage de ces informations. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises se lancent dans la centralisation de leurs documents. C’est dans cette situation qu’entre en jeu la GED. La GED ou la gestion électronique des documents est un procédé informatisé qui vise à numériser et à archiver des informations et des documents électroniques au sein d’un organisme. Il faut savoir que la part des interactions des clients et des fournisseurs s’exerce sur des documents transactionnels. La GED permet de constituer un référentiel de l’ensemble des documents structurés (XML, bases de données, etc.) ou non (HTML, etc.). Avec la GED, l’entreprise peut bénéficier des gains de qualité, de délais et de productivité tout en valorisant les contenus de ses documents.

Les avantages de la GED

Si la gestion électronique des documents est actuellement très prisée par les entreprises, c’est tout simplement parce qu’elle apporte de nombreux avantages. Les personnes autorisées ont facilement accès aux documents grâce aux fonctions de navigation optimales. Avec un référentiel de document unique, l’accès est contrôlé et enregistré dans un journal d’activité, ce qui permet d’avoir un historique des modifications effectuées. Les documents standardisés sont protégés au plus haut degré contre les pertes, les accidents et les malveillances.

Multidata, la meilleure solution pour les entreprises

Le site Multidata.lu propose les meilleures solutions pour toutes les entreprises à travers ses services de qualité. Étant un système de gestion documentaire, Multidata offre des prestations dans le domaine de l’informatique, du hardware et de la gestion de données. Durant tout le projet, il propose la gestion, la programmation individualisée et la consultance informatique. Des informations supplémentaires sont accessibles sur Multidata.lu.

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Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents (ou GED en français) désigne un processus informatique destiné à la gestion de documents électroniques, et d’informations au cœur d’une entreprise. Cette expression regroupe également les logiciels nécessaires pour pouvoir gérer ces contenus.

A quoi sert la gestions électronique des documents?

De nos jours, une gestion électronique de documents se fait par étapes. Ses objectifs étant d’harmoniser les opérations d’une société, centraliser l’ensemble des informations, pour ainsi permettre un accès facilité pour les différents collaborateurs au sein de l’entreprise, permettant de ce fait une meilleure harmonisation entre eux.

Les différentes étapes de la gestion électronique des documents

La gestion électronique de documents s’effectue au-travers de 4 étapes importantes: acquérir, traiter, stocker et diffuser les informations.

L’acquisition des documents: elle se fait soit en intégrant des documents papier déjà existants, grâce à un scanner, permettant par la suite la destruction de ces-derniers. Ou, elle peut également s’effectuer en intégrant des documents électroniques déjà existants.

Le traitement des documents: la description du document et de son contenu est nommée “l’indexation”. Cette-dernière peut être effectuée par type, et offre ainsi une description plus formelle, avec un vocabulaire plus standardisé. Elle peut également se faire par mots clés. Cette-dernière est souvent utilisée afin de rendre les opérations de recherche plus simples.

Le stockage des documents: ce-dernier entraîne plusieurs problématiques devant être considérée au préalable, comme le lieu de stockage qui doit être sécurisé, notamment en cas d’incendies, un support adapté, une organisation hiérarchisée, et une durée de conservation qui doit être définie à l’avance.

La diffusion des informations: cette-dernière peut être réalisée par Internet ou Intranet.

Intérêt de la gestion électronique de documents en ERP entreprise

Dans un système d’ ERP entreprise (ou de planification des ressources de l’entreprise), elle présente un intérêt certain. En effet, elle peut permettre d’améliorer la rentabilité de 3 à 5 % du chiffre d’affaires.

Les limites de la gestion électronique de documents

Les nombreuses sources de données du site web rendent cette gestion compliquée. En effet, l’entreprise doit prendre en compte les volumes de données croissants pour un site web par-exemple, ou pour les systèmes de mails.

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L’archivage des documents dans une entreprise

Archiver les documents consiste à stocker ceux-ci dans sur un support quelconque, généralement en papier ou en version électronique. Les entreprises ou autres formes d’organisation usent de l’archivage dans le but d’assurer le contrôle de leurs activités en toute continuité. Cela est primordial dans la convention du système d’information (dépenses, historique, évènement, etc.). Pour en savoir plus, voici une petite échelle d’informations qui vous guidera, sûrement, dans la gestion des documents dans une entreprise.

Ou archiver les documents ?
La conservation des documents doit se faire dans un lieu propre, spacieux et sec. De ce fait, la pièce doit être munie d’un ordinateur avec graveur CD et autres entrées de support numérique comme clé USB ou disquette. Elle doit également être équipée de classeurs, d’armoires indexées avec des casiers cotés, des étagères.
Etant donné que le but de toute entreprise est maintenant de promouvoir le système du « zéro papier », la location de serveurs informatiques est mise en avant dans la modernisation de l’archivage.

Les types d’archives
Afin de renforcer vos connaissances et d’en savoir plus sur le système de gestion des documents dans une entreprise, archiver les documents s’effectue d’une manière sélective. On appelle cette formalité un fond d’archives, une manière de répartir les documents par degrés d’importance ou par chronologie. Un fond d’archives comprend donc trois types d’archives. En premier lieu, les archives courantes composées par les documents administratifs qui se font consulter assez souvent. Ensuite, les archives intermédiaires, qui ont déjà perdu leur utilité, mais dont on aura quand même besoin de relire à un certain moment. Et enfin, les archives définitives qui ont perdu leur nécessité courante et intermédiaire dont on ne jette pas, néanmoins, pour leur valeur.

La date limite des archivages
Les documents peuvent être gardés aussi longtemps que possibles selon l’entendement de l’entreprise. Toutefois, avant de les supprimer, il existe une convention de délai minimum pour les garder. Le délai de cet archivage est en fonction du domaine du document qui sont le logement, la banque, les impôts et taxes, l’automobile, la santé, les assurances, la famille, le travail et les honoraires.

En conclusion, la gestion des documents dans une entreprise est une nécessité et une obligation. Cette activité permet également de renforcer la valeur de l’entreprise d’une autre manière. Elle permet pareillement aux acteurs de l’entreprise, anciens ou nouveaux d’en savoir plus sur la vie de cette entité.

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La conservation électronique des documents

Notre temps requiert de nous la plus grande vigilance quant à la conservation de nos documents. Qu’il s’agisse de bulletins de paie, de feuilles d’impositions, ou encore de documents personnels, ils méritent tous d’être conservés. L’ archivage documents permet alors de stocker facilement un ensemble de documents, afin d’en faciliter la conservation et la gestion.

Alors qu’il y a encore une dizaine d’années seul l’archivage papier permettait la conservation de nos documents, aujourd’hui l’ archivage électronique tend à s’y substituer. Cette méthode permet de conserver facilement tout type de documents. En effet, jusqu’alors le papier, même d’excellente qualité, disposait d’une durée de vie très limitée. Les conditions de conservation étaient souvent compliquées à satisfaire, et fort onéreuses. Grâce à l’ archivage électronique, on pallier aisément à ces difficultés. En effet, il suffit de numériser les documents que l’on souhaite conserver afin de leur garantir une vie infinie en les stockant sur le support de notre choix. Vous ne connaîtrez plus aucun problème de stockage, la mémoire informatique étant modifiable à l’infini, ce qui n’est pas le cas de nos placards.

Par ailleurs le constat est relativement simple : l’archivage électronique permet une meilleure gestion électronique des documents. Cette méthode d’ archivage documents facilite en effet tant la conservation que l’utilisation ultérieure des documents. Le temps des longues heures de recherche est ainsi révolu… Cette gestion électronique des documents repose sur une indexation minutieuse des documents numérisés et enregistrés sur le support de stockage. Une fois cela effectué, il suffit simplement de rechercher le document contenu sur le support de stockage.

Force est de constater que le numérique permet aujourd’hui de gérer facilement nos archives, sans réelles contraintes. Tous les documents pourront être sauvegardés, sans durée de vie limitée puisque les supports peuvent évoluer au fil du temps, sans compromettre la qualité des archives. Par ailleurs, le développement récent du Cloud permet à chacun de stocker ses documents sur un serveur extérieur. Pour une plus grande sécurité, il est préférable de conserver une ou plusieurs copies à portée de main.

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La gestion électronique des documents, pour augmenter la productivité

La gestion électronique des documents, tout comme la gestion classique de documents, essentiellement sur la mise en œuvre d’une méthodologie de travail, prenants en charge l’indexation, le classement et l’archivage documents. Au début des années 1980, un certain nombre de sociétés commencèrent à développer des logiciels de gestion électronique des documents, pour les documents papier. Ces systèmes permettaient également la gestion d’autres documents tels que les photographies, ou les supports magnétiques.

L’évolution de la gestion électronique des documents

Par la suite, des développeurs ont réalisé un second type de système capable de prendre en charge les documents électroniques, c’est-à-dire tous les fichiers et documents créés sur des ordinateurs. De nos jours, la gestion des documents électroniques ne connait aucune limite de taille, de nombre ou de type de document, et la plupart des documents propriétaires sont pris en charge. Les logiciels de gestion de document ont évolué, au point d’inclure la prise en charge de tous les documents se trouvant sur le réseau interne d’une entreprise, ainsi que différents outils pour la collaboration, la sécurité, la gestion des flux de travail et des fonctionnalités d’audit.
La mise en place d’une stratégie de gestion de documents nécessite un audit, qui permettra d’identifier les besoins, les intervenants et de mettre en place progressivement le travail de numérisation et d’indexation.

Quels sont les avantages de la gestion électronique de document ?

D’une manière générale, la gestion des documents permet une optimisation de la productivité en facilitant l’accès aux informations. Ainsi bien que les échanges électroniques (courriels, etc.) soient en constante augmentation, la plupart des échanges en interne ou en externe d’une entreprise se font encore avec des documents papier, qu’il faut prendre en charge et stocker. La gestion électronique permet de prendre en charge la presque totalité des documents et donc de régler le problème de l’archivage documents, et de leur stockage. Une fois dématérialisés, les documents sont très rapidement accessibles, et peuvent être restitués à partir d’un poste de travail, ce qui fait gagner énormément de temps. La restitution d’un document peut se faire de plusieurs façons :

• par consultation en utilisant un visualiseur de document,
• par impression (copie conforme à l’original),
• en l’envoyant vers un serveur fax.

En utilisant un système de gestion électronique, on diminue les dépenses liées à l’achat et au stockage du papier, on respecte les obligations légales, et on améliore la productivité des employés.

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