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Gestion électronique de documents

La gestion informatique des documents abrégée, GED est un procédé innovant qui se prédestine en premier lieu à numériser les données depuis les supports papiers vers un terminal informatisé. La GED permet également de gérer plus facilement les diverses informations au sein d’un groupe.

Présentation de la GED
Principalement destinée aux entreprises, de petite ou de grande envergure, la GED semble être actuellement l’outil incontournable pour une gestion professionnelle et efficace. Elle consiste non seulement à informatiser la documentation, mais elle permet également de centraliser et de répertorier les informations au sein d’une entreprise sur son site web par exemple. Cela afin de faciliter leur partage et leur accès par les différents services de la structure. Bien évidemment, le processus de numérisation comporte plusieurs étapes. Enfin, ce dispositif informatisé rehausse la productivité notamment dans le travail de groupe.

Processus de fonctionnement
La GED regroupe un ensemble précis de méthodes, d’un logiciel (cliquez ici) ainsi que d’un support informatique comme l’indique www.multidata.lu. Numériser les documents depuis les supports classiques comprend quatre processus fondamentaux.
L’acquisition : elle consiste à scanner les supports papier pour les informatiser. Après cela vient le traitement. Ce procédé consiste à classifier les documents par type ou par nature. Par la suite, le stockage est une sauvegarde de données informatiques sur différentes plateformes. Enfin, la diffusion comprend l’exploitation ainsi que la mise en réseau des informations recueillies. Elle peut se faire via intranet ou internet sur un site web.

Utilités de la GED
Une entreprise utilisant la technologie de la GED se doit non seulement de maîtriser l’utilisation du logiciel, mais est également dans la nécessité de mettre en œuvre une méthode d’exploitation adéquate. Comme sur www.multidata.lu par exemple, la GED permet de gagner en rapidité et d’améliorer la rentabilité. Substantiellement, la GED est un moyen de diffusion utilisant un système d’open source ordonné. Par exemple, il suffit de cliquez ici pour avoir un document précis.

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Gestion électronique des documents

Le système de gestion électronique des documents (GED) est le stockage de documents ou d’informations sans l’utilisation de papiers. Il se fait via d’outils informatiques qui recherchent, classent, archivent et diffusent les documents pour une utilisation plus pratique.

Un système indispensable à l’entreprise
Un document est un fichier électronique avec des informations non structurées mais numérisées tels les fichiers d’applications (LMS, CAD), les fichiers bureautiques (Word, mails, Excel…), les formulaires, les contenus web, les images, les fichiers audio, les vidéos, entre autres.

Les bénéfices de la gestion électronique des documents
Ce système permet d’améliorer la productivité de l’entreprise, il réduit le temps consacré pour archiver et classer les documents. Il réduit le délai d’obtention de documents entre le personnel, offre une meilleure qualité de service à la clientèle et réduit le temps de disponibilité de nouveaux produits. Il améliore la sécurité des documents et réduit les coûts d’impression.

La gestion commerciale ERP
Pour les entreprises commerciales, il est nécessaire de se doter d’un bon outil de gestion commerciale pour la gestion des ventes, des achats et les prestations de services. Le logiciel de gestion commerciale ERP est pratique, il permet de réduire et accélérer le délai de démarches administratives, les opérations de saisie et le traitement des pièces commerciales. Il réalise la comptabilité pour les paiements, les relances, la facturation, les opérations bancaires et exporte les écritures comptables. ERP gère les stocks (étiquettes, inventaires, besoin) et les achats (commandes, réceptions). Il affiche l’historique et le suivi des échanges prospects et clients. Puis, il contient un tableau de bord permettant d’afficher le suivi de chiffre d’affaires et de trésorerie.

Une bonne installation réseau est nécessaire à votre GED. L’ installation réseau permet au personnel de travailler sur les mêmes bases de données et de se connecter à Internet.

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Comment archiver électroniquement des documents ?

Une entreprise manipule des centaines de documents chaque année. Une gestion électronique des documents s’impose pour éviter tout dysfonctionnement entre les services à cause d’une pièce égarée ou perdue.

Quels sont les documents à archiver ?
Tous les documents qui jouent un rôle crucial dans l’activité de l’entreprise doivent être bien stockés. Ces derniers peuvent prendre la forme de documents scannés, de fichiers informatiques tels que textes, tableurs, photos, vidéos, etc. Leur contenu peut être de diverses natures : contrat avec les fournisseurs, cahiers des charges des clients, contrats de travail ou bons de commandes par exemple.

L’intérêt de la gestion informatisée des documents
Les documents ont pour mission de rendre aisée la traçabilité d’une opération. On les sort immanquablement en cas de litige, car ils servent de preuve. Ce ne sont pas tous les dossiers qui circulent dans l’entreprise qui sont pourtant gardés, d’où également l’intérêt de déterminer leur durée de vie. L’utilisation d’un logiciel facilite nettement leur stockage numérique. Cet outil permet aussi de fixer quels sont les départements qui y ont accès et ceci n’est possible que grâce à l’installation réseau de la base de données. L’adoption d’une solution informatisée réduit l’archivage de documents papier qui est trop coûteux et difficile à administrer.

L’utilisation concrète d’un logiciel dans la vie quotidienne de l’entreprise
Concrètement, chaque pièce doit être disponible à n’importe quel moment dès qu’elle est sollicitée par un département. C’est le logiciel d’archivage qui permet d’harmoniser le travail entre les services, puisque la communication passe mieux entre eux. En effet, un utilisateur n’a plus besoin que le document lui arrive par le cahier de transmission avant de traiter les données qui lui sont nécessaires. Une facture bouclée par un vendeur sur un logiciel de gestion commerciale ERP est par exemple immédiatement consultable par la comptabilité. La circulation manuelle du document est ainsi supprimée, car elle réduit le temps de réactivité des décideurs en étant trop chronophage.

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La GED

L’évolution de la technologie a apporté beaucoup de changements dans divers domaines, y compris au sein des entreprises. En effet, désormais dans une société tout se fait via des gadgets électroniques, même le partage des dossiers est géré électroniquement. Connu en tant que gestion électronique des documents, ce genre de procédé est utilisé par les diverses entreprises du moment.

Définition, afin de mieux comprendre ce procédé innovant

La gestion électronique des documents est un moyen utilisé par les entrepreneurs dans l’organisation et la gérance de leurs informations. Finis les papiers manuscrits, maintenant il est possible de tout partager aux employés. Facile à trier et à distribuer, ce genre de logiciel informatique aide à la gestion d’un groupe de salariés que ce soit pour le partage des tâches et des fichiers.

Les points positifs

Ce qui est bien avec la GED c’est qu’il se partage via une installation réseau. De ce fait, tous les salariés peuvent se connecter sur le même réseau dans n’importe quel ordinateur de l’entreprise. Pour la sécurité et la modification des dossiers, ils peuvent se personnaliser. Il est donc possible de donner accès à certains salariés avec un contrôle régulier. Ce qui est bien avec ce système est qu’il s’agit d’un document unique, donc aucun risque qu’il y a un doublon.

Gestion commerciale ERP

La gestion commerciale ERP est un type de GED, celle-ci rend la tâche facile aussi bien pour les salariés que pour l’employeur. Grâce à certains réglages dans l’installation réseau, il est possible de disperser les dossiers selon les besoins de chaque département dans l’entreprise. Ce qui permet d’optimiser la productivité des salariés au sein d’une société qu’elle soit une grande société, une TPE, ou une PME.

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La gestion électronique des documents, pour augmenter la productivité

La gestion électronique des documents, tout comme la gestion classique de documents, essentiellement sur la mise en œuvre d’une méthodologie de travail, prenants en charge l’indexation, le classement et l’archivage documents. Au début des années 1980, un certain nombre de sociétés commencèrent à développer des logiciels de gestion électronique des documents, pour les documents papier. Ces systèmes permettaient également la gestion d’autres documents tels que les photographies, ou les supports magnétiques.

L’évolution de la gestion électronique des documents

Par la suite, des développeurs ont réalisé un second type de système capable de prendre en charge les documents électroniques, c’est-à-dire tous les fichiers et documents créés sur des ordinateurs. De nos jours, la gestion des documents électroniques ne connait aucune limite de taille, de nombre ou de type de document, et la plupart des documents propriétaires sont pris en charge. Les logiciels de gestion de document ont évolué, au point d’inclure la prise en charge de tous les documents se trouvant sur le réseau interne d’une entreprise, ainsi que différents outils pour la collaboration, la sécurité, la gestion des flux de travail et des fonctionnalités d’audit.
La mise en place d’une stratégie de gestion de documents nécessite un audit, qui permettra d’identifier les besoins, les intervenants et de mettre en place progressivement le travail de numérisation et d’indexation.

Quels sont les avantages de la gestion électronique de document ?

D’une manière générale, la gestion des documents permet une optimisation de la productivité en facilitant l’accès aux informations. Ainsi bien que les échanges électroniques (courriels, etc.) soient en constante augmentation, la plupart des échanges en interne ou en externe d’une entreprise se font encore avec des documents papier, qu’il faut prendre en charge et stocker. La gestion électronique permet de prendre en charge la presque totalité des documents et donc de régler le problème de l’archivage documents, et de leur stockage. Une fois dématérialisés, les documents sont très rapidement accessibles, et peuvent être restitués à partir d’un poste de travail, ce qui fait gagner énormément de temps. La restitution d’un document peut se faire de plusieurs façons :

• par consultation en utilisant un visualiseur de document,
• par impression (copie conforme à l’original),
• en l’envoyant vers un serveur fax.

En utilisant un système de gestion électronique, on diminue les dépenses liées à l’achat et au stockage du papier, on respecte les obligations légales, et on améliore la productivité des employés.

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