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Principe de la gestion électronique de document

En ce moment, le meilleur moyen d’organiser ces documents est de faire appel à la gestion électronique. C’est une pratique qui consiste à utiliser des procédés informatisés afin d’arranger les informations ainsi que les documents informatiques. Le principe est de confier ces informations à une organisation qui va réaliser la gestion proprement dite.

Principe de la gestion électronique de document

Dans la réalisation, l’organisation qui propose l’offre effectue l’acquisition des documents. Ces documents peuvent être sous papier ou encore sous forme numérique. Dans le cas où les documents sont sur papier, les professionnels les scans jusqu’au dernier afin de les rendre numérique. De ce fait, il est bien plus facile d’archiver l’ensemble. Une fois que les dossiers réunis, ils effectuent le traitement de toutes les informations pour l’exploitation soit une réussite. Pour en savoir plus sur la pratique, le site internet multidata.lu dispose des informations relatives à la gestion. Toujours pour la gestion, les expert de l’agence réalise le stockage des documents afin qu’ils puissent être usager par la suite.

Avantages de la gestion électronique

Avec une gestion électronique, les organisations auront la possibilité de mieux maitriser les informations. Dans cette éventualité, ces dossiers seront facilement accessibles à tous moment. Grâce à ce mode gestion, on peut obtenir une meilleure version de tous les documents. En effet, les informations seront référencées de manière unique. Les accès aux dossiers seront entièrement protéger, de ce fait, ces documents ne seront disponibles que pour les personnes concerné. Les documents confier à ces organisations sont tout à fait unique pour éviter les duplicata. De plus, ces informations seront mises à jour afin de garder leur intégralité intact. Afin d’en savoir plus sur d’autre avantage, multidata.lu offre les informations utile pour l’ensemble. Ce site internet dispose de toutes les indications nécessaires pour la gestion électronique.

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Gestion électronique de documents

La gestion informatique des documents abrégée, GED est un procédé innovant qui se prédestine en premier lieu à numériser les données depuis les supports papiers vers un terminal informatisé. La GED permet également de gérer plus facilement les diverses informations au sein d’un groupe.

Présentation de la GED
Principalement destinée aux entreprises, de petite ou de grande envergure, la GED semble être actuellement l’outil incontournable pour une gestion professionnelle et efficace. Elle consiste non seulement à informatiser la documentation, mais elle permet également de centraliser et de répertorier les informations au sein d’une entreprise sur son site web par exemple. Cela afin de faciliter leur partage et leur accès par les différents services de la structure. Bien évidemment, le processus de numérisation comporte plusieurs étapes. Enfin, ce dispositif informatisé rehausse la productivité notamment dans le travail de groupe.

Processus de fonctionnement
La GED regroupe un ensemble précis de méthodes, d’un logiciel (cliquez ici) ainsi que d’un support informatique comme l’indique www.multidata.lu. Numériser les documents depuis les supports classiques comprend quatre processus fondamentaux.
L’acquisition : elle consiste à scanner les supports papier pour les informatiser. Après cela vient le traitement. Ce procédé consiste à classifier les documents par type ou par nature. Par la suite, le stockage est une sauvegarde de données informatiques sur différentes plateformes. Enfin, la diffusion comprend l’exploitation ainsi que la mise en réseau des informations recueillies. Elle peut se faire via intranet ou internet sur un site web.

Utilités de la GED
Une entreprise utilisant la technologie de la GED se doit non seulement de maîtriser l’utilisation du logiciel, mais est également dans la nécessité de mettre en œuvre une méthode d’exploitation adéquate. Comme sur www.multidata.lu par exemple, la GED permet de gagner en rapidité et d’améliorer la rentabilité. Substantiellement, la GED est un moyen de diffusion utilisant un système d’open source ordonné. Par exemple, il suffit de cliquez ici pour avoir un document précis.

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Les avantages de la GED

À l’instar d’une société numérique qui évolue, un volume considérable d’informations et de multiples supports explose à travers le monde. Par ce fait, le principal leitmotiv des entreprises est la parfaite maîtrise et l’usage de ces informations. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises se lancent dans la centralisation de leurs documents. C’est dans cette situation qu’entre en jeu la GED. La GED ou la gestion électronique des documents est un procédé informatisé qui vise à numériser et à archiver des informations et des documents électroniques au sein d’un organisme. Il faut savoir que la part des interactions des clients et des fournisseurs s’exerce sur des documents transactionnels. La GED permet de constituer un référentiel de l’ensemble des documents structurés (XML, bases de données, etc.) ou non (HTML, etc.). Avec la GED, l’entreprise peut bénéficier des gains de qualité, de délais et de productivité tout en valorisant les contenus de ses documents.

Les avantages de la GED

Si la gestion électronique des documents est actuellement très prisée par les entreprises, c’est tout simplement parce qu’elle apporte de nombreux avantages. Les personnes autorisées ont facilement accès aux documents grâce aux fonctions de navigation optimales. Avec un référentiel de document unique, l’accès est contrôlé et enregistré dans un journal d’activité, ce qui permet d’avoir un historique des modifications effectuées. Les documents standardisés sont protégés au plus haut degré contre les pertes, les accidents et les malveillances.

Multidata, la meilleure solution pour les entreprises

Le site Multidata.lu propose les meilleures solutions pour toutes les entreprises à travers ses services de qualité. Étant un système de gestion documentaire, Multidata offre des prestations dans le domaine de l’informatique, du hardware et de la gestion de données. Durant tout le projet, il propose la gestion, la programmation individualisée et la consultance informatique. Des informations supplémentaires sont accessibles sur Multidata.lu.

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La GED

La Gestion électronique des documents est un procédé par lequel la gestion des informations et des documents électroniques est facilitée. Elle se fait par le biais de l’usage d’outils informatiques et de logiciels spécialisés. Elle permet l’indexation, le classement et le stockage des informations de l’entreprise. Elle donne donc accès aux informations antérieures à l’entreprise. La GED est aussi un outil essentiel au partage de documents en interne et rarement vers l’extérieur de l’entreprise. C’est le cas du site web. L’usage de la Gestion électronique des documents suit impérativement 4 étapes cruciales : l’acquisition, le traitement, le stockage, et enfin la diffusion.

L’acquisition

L’acquisition des documents se fait par la transformation ou bien l’intégration de l’information située dans les documents papier en document électronique. Elles sont donc transcrites et numérisées à l’aide de divers techniques et technologies informatiques. Les documents papier pourront par la suite être détruits ou archivés.

Le traitement

Cette étape consiste à l’indexation des documents. Il existe deux types d’indexation : l’indexation par type, et l’indexation par concept ou mots clés. L’indexation par type est le fait de classer les documents par métadonnées pour ensuite mieux les retrouver dans les moteurs de recherches.

Le stockage

Il consiste à définir le support de stockage, l’organisation de stockage, le lieu de stockage, la durée des conservations des documents ainsi que la mise en œuvre des sauvegardes.

La diffusion

Elle peut se faire en interne ou bien en externe. Aussi bien dans le site web que dans d’autres supports informatiques.

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Le GED, un système nouvelle génération

La gestion s’opère souvent de façon rigoureuse et méthodique surtout la gestion électronique des documents communément connue sous le sigle de GED. Cette nouvelle manière de gérer les documents connaît une ascension fulgurante à l’aube de l’entrée de la nouvelle technologie.

Le GED, un système nouvelle génération
Les site web le définissent comme un système informatisé qui permet de stocker des documents, de les archiver ou de les numériser facilement même grâce à des lien. Il y a différentes versions de ce système mais c’est dans cette terminaison que l’on désigne l’ensemble en générale.

Utilités du système
Les contenus électroniques sont stockés de façon à ce que tout peut être recherché, tout peut être inséré et tout peut être retiré de la plus simple manière qui soit. L’indexation est indéniablement une aide très appréciable du système, facilite l’exploitation du document en question ou de son contenu. La gestion électronique des documents est d’une grande assistance par rapport à cela.

Enjeu économique
Le système, bien que peu connu par plusieurs grandes entreprises, firmes, etc., permet des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, c’est une méthodologie de travail collaboratif. Il faut l’envisager au-delà de sa qualification de logiciel, car une application pratique et évolutive de ce dernier peut apporter des gains financiers considérables.

Il y a plusieurs versions de ce système sous forme de différents types de logiciel, disponibles sur des site web ou des liens affiliés. Chaque logiciel à sa manière de fonctionner et les échanges se font suivant des directives bien définies. Il est impossible de donner une liste exhaustive des logiciels s’appliquant sur ce type de système. Ce qui est sûr c’est que ces derniers visent le même but : stocker facilement des informations, des documents de façon à ce que tout peut se manipuler facilement.

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Gestion électronique des documents

Le papier c’est dépassé pour une entreprise qui se veut moderne. De plus en plus, la gestion électronique vient supprimer cette façon de travailler.

Que vous soyez seul ou responsable d’une plus grande entreprise, c’est maintenant qu’il faut agir.

Le papier prend de la place et le diminuer vous fera gagner de l’argent. En effet, l’emplacement de stockage de ces documents pourra vous servir utilement pour autre chose. Que vous ayez une entreprise artisanale ou une agence commerciale, il faut toujours suivre les évolutions si vous voulez être dans la tendance. Une installation réseau vous permet de gagner du temps et donc de l’argent. Une gestion électronique des documents vous libérera du temps pour effectuer d’autres travaux. En effet les documents papier prennent beaucoup plus de temps pour les gérer.

Tous les documents sont concernés. Avec une gestion électronique vous serez à coup sûr gagnant.

Les payes bien sûr qui prennent une grande place mais aussi toutes les déclarations que doit gérer une entreprise. Tout ce qui aujourd’hui du domaine papier se trouvera dès demain sur le cloud grâce à une installation réseau. Une gestion commerciale ERP prendra peut de temps et d’espace dans la vie de l’entreprise. Une gestion électronique des documents vous fera gagner un poste dans une grande entreprise. Celui-ci pourra être libéré pour un autre emploi.

Facile à consulter c’est aussi le grand avantage d’une gestion commerciale ERP.

En un clic vous trouverez ce que vous cherchez. Nul besoin de prendre du temps pour consulter tel ou tel document. Vite répertorié, vite consulté et bien sûr encore plus vite remisé. Nous vivons dans un pays ou la gestion des documents prend de plus en plus d’ampleur. En utilisant cette facilité, vous gagnerez sur tous les points.

Gagner du temps c’est le but de chaque entreprise.

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GED

Système d’acquisition, d’indexation, de gestion, de stockage, d’accès et de consultation, la gestion électronique des documents est un ensemble de logiciels permettant de réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document. De la création à l’archivage des documents papiers passant par leur gestion électronique, la GED est apparue dans les années 80 et contribue selon le cycle de vie de ces documents, à la stabilité de l’information. Aussi permet-elle d’assurer la gestion électronique des documents qui sont hébergés par la gestion des métadonnées.

Développée en vue de faciliter l’accès aux documents au sein des différents départements d’une entreprise, la GED offre un ensemble exhaustif de documents de preuves pour l’entreprise.

Ensemble de documents présents dans la base documentaire, la GED offre plusieurs fonctionnalités de dématérialisation afin de fluidifier la transmission de l’information.

Les étapes de réalisation de la GED

Constituant une évolution dans la sauvegarde des documents, la mise en œuvre de la GED suit quatre étapes essentielles.

1. L’acquisition
Résultat d’un traitement automatisé ou d’une numérisation de supports papiers, l’acquisition est tout simplement la création du document numérique qui s’établit par l’intermédiaire de scanners permettant ainsi d’extraire l’information de ces documents numérisés pour en faire une gestion commerciale ERP.

2. La gestion des documents
C’est l’ensemble des opérations qui recouvrent tout ce qui se passe sur le document après son acquisition. Ceci concerne notamment : la sécurité et les droits d’accès et l’administration du document.

3. Le stockage des documents
Indispensable dans tout processus de numérisation, le stockage de documents est intimement lié à la conservation et à la disponibilité des données dans le temps. Le choix du support de stockage doit être en conformité avec la quantité de données à numériser et de la fréquence de consultation de celle-ci.

4. La diffusion
C’est la mise à la disposition des documents exploitables par les utilisateurs dont l’accès nécessite une installation réseau connectée au système de GED. Cette installation réseau permet de partager, à temps réel, entre les différents départements les de la société la documentation devant impacter sa gestion commerciale ERP.

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La gestion électronique de documents, une solutiond ‘avenir

La gestion électronique des documents est utile pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leur activité afin de ne pas perdre de temps inutile et d’être plus rentable.

Gestion électronique des documents :

La gestion électronique des documents, dit GED, permet de définir les besoins de chaque départements de votre entreprise, étape par étape afin notamment de centraliser les données et de faciliter leur accès. La principale fonctionnalité d’un logiciel GED est la gestion documentaire qui permet un précieux gain de temps dans la recherche de documents par exemple, afin d’améliorer la productivité de l’entreprise. D’autres fonctionnalités comme la gestion des dossiers mais aussi la gestion de qualité permet de garantir la certification ISO, sans les contraintes liées à cette norme (formulaire, saisie d’enregistrements, formalités administratives) etc.

Gestion commerciale ERP :

Un logiciel ERP (entreprise resource planning ou planification des ressources de l’entreprise) permet de réduire les coûts de production et d’automatiser les processus entre départements par une gestion centrale, mais aussi de rester malgré tout indépendant. Les différents modules inclus dans un logiciel ERP sont : inventaire, approvisionnement, production, ressources humaines, paies etc. Ainsi vos échanges sont simplifiés, votre productivité accélérée et améliorée pour une meilleure rentabilité.

Installation réseau :

Afin d’optimiser la rentabilité et la productivité de votre entreprise, il est indispensable d’installer un réseau au sein de vos locaux, de déterminer le nombre de serveurs qui sont requis pour faire en sorte que la gestion centrale que vous pourriez obtenir grâce aux logiciels GED ET ERP soit possible. Des commutateurs de réseaux sont indispensables afin de relier et connecter les divers serveurs et postes de travail entre eux, ensuite il faudra installer les logiciels ‘serveurs’, puis configurer les commutateurs et enfin sécuriser le réseau. Vous pourrez ensuite installer vos logiciels de gestion électronique des documents.

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Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents est souvent un calvaire dans beaucoup de petites et grosses entreprises. Que ce soit pour la gestion du stock ou encore pour tout ce qui touche aux inventaires d’une société, la gestion commerciale ERP reste un élément important d’une entreprise.

La gestion électronique des documents    

Par définition, la gestion de documents électronique regroupe l’ensemble des techniques qui permettent au quotidien de mieux gérer les documents d’une entreprise. Cela regroupe bien souvent l’ensemble des technologies informatiques qui permettent de gérer une base documentaire pour votre entreprise dans un cadre commercial ou autre.
Cela comprend le plus souvent un procédé d’acquisition des documents par numérisation par exemple, d’indexation des documents et d’établissement d’une base documentaire propre avec un stockage de l’information parfaitement organisé.

Les étapes en détails

Avant toute chose il faut passer par l’ installation réseau pour pouvoir avoir une gestion commerciale ERP parfaite.
Une fois que la technologie permettant une gestion parfaite est en place, il faut procéder à l’acquisition des documents. La numérisation permet d’intégrer des documents papiers au process. Vous pourrez également y ajouter des pdf ou des documents “Office”. Il faut ensuite passer au traitement avec votre installation réseau. L’information est souvent traitée soit par mot-clé soit par type de document et date. La technologie doit s’adapter au besoin de l’entreprise pour permettre une recherche de document plus simple.

Le stockage et la diffusion des documents

Une problématique de stockage peut apparaître à ce moment puisqu’il n’est pas toujours facile de stocker une grosse quantité de données. Quelques précautions doivent être prises comme par exemple en diversifiant le plus possible les lieux de stockage en cas d’incendie ou d’accident. La diffusion de documents peut enfin passer par des serveurs dédiés.

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Gestion électronique des documents

L’évolution de la technologie permet de faire la gestion électronique des documents qui est un système électronique de traitement des documents utilisé dans les organisations et aussi au sein de Petites et moyennes entreprises. L’ installation réseau fait gagner du temps à ces organisations qui l’utilisent car il accélère les recherches ainsi que l’obtention des informations. Pour le cas du logiciel de gestion commerciale ERP, il permet de maîtriser le processus de vente. L’invention de la gestion électronique des documents permet aux bénéficiaires : d’acquérir, de classer, de stocker, et de consulter les documents.

L’acquisition des documents

L’acquisition se fera en fonction des sources disponibles des documents de l’organisation. Elle peut se faire selon plusieurs façons soit par l’emploi du scanner pour numériser les documents en papiers, soit par l’utilisation des documents électroniques comme les fichiers PDF, les tableurs ; soit par l’intermédiaire des logiciels métiers notamment les logiciels de gestion commerciale ERP; soit à travers des échanges entre les organisations entre les clients et le fournisseur.

Le classement des documents

Pour le classement, ce système permet la mise en place d’un plan de classement commun pour l’ensemble de l’organisation. Le but c’est de pouvoir proposer à tout le membre de l’organisation le faciliter de comprendre et accéder aux informations qu’il en a besoin selon leur

Le stockage des documents

Ce stockage peut se faire dans des disques durs ou dans de base de données. Cependant, il est primordial de prendre en considération les fonctionnalités telles que la gestion de la durée de vie des documents, la purge, l’archivage et le stockage multi serveur.

La consultation les documents

L’ installation réseau permettra la consultation à tout moment du document dans le plan de classement préétablit en utilisant un moteur de recherche à travers les mots clés et sur les métadonnées.

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