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L’archivage électronique de documents, un outil qui suit la ligne

Depuis la course vers la mondialisation, les technologies n’ont cessés de progressé à un rythme dépassant celui du développement humain. Les documents administratifs, jadis classées manuellement et un par uns, sont actuellement soumis à une mutation vers un classement automatique, électronique. Cet archivage électronique a précédé la mutation vers les documents électroniques.

L’archivage électronique : mais qu’est-ce que c’est exactement ?

Comme sa dénomination l’indique, il s’agit d’un classement de documents sous une base de données quelconque en vue par la suite d’une consultation ou usage dans un futur proche ou non. Dans la pratique, il commence dès la création même des documents. Il est cependant à noter que la durée de vie du document varie suivant son fond.

En quoi consiste-t-il ?

Pour ce qui est de l’archivage électronique, il consiste à mettre en œuvre un ensemble d’actions, d’outils ainsi que des méthodes qui consisteront par la suite à collecter, identifier, classer, conserver, puis communiquer et enfin détruire à l’échéance des documents numériques, ou plus précisément leur contenu. Ce processus recours cependant à plusieurs domaines de la maîtrise informatique comme la gestion électronique des documents qui se réfère aux collectes jusqu’à la souscription du contenu, la sécurité des systèmes, le stockage, ainsi que les différents outils de conservation des documents dans le long terme. Il existe aujourd’hui des site web spécialisés qui offrent en un volet complet toutes ses services.

Des entreprises spécialisées en archivage électroniques

L’évolution perpétuelle de la technologie a donné naissance à ces entreprises. Ils sont généralement visibles sur internet sous forme de site web, où de simples indications comme cliquez ici ouvrent l’accès. Il en est ainsi du site www.multidata.lu. Grâce à cette entreprise, votre fonction administrative sera allégée. Pour plus d’information, cliquez ici www.multidata.lu

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Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

L’archivage électronique peut être défini par l’ensemble des actions mis en œuvre pour conserver sur du plus ou moins long terme des informations dans le but de les exploiter. En dehors de l’idée de stockage, l’archivage électronique peut aussi être défini par le fait d’identifier, de recueillir, de classer et de conserver ses informations. La plupart du temps ces informations serviront à alimenter la base de données. Il faut savoir que l’archivage peut se faire en interne ou en externe comme sur le site web multidata.lu.

Quels sont les avantages de l’archivage électronique ?
L’archivage électronique possède de nombreux avantages. On retrouve entre autre le gain de place, de temps et d’argent pour l’entreprise. Il ‘y a plus besoin de stocker les documents, les locaux peuvent être utilisés pour autres choses. De plus, il est extrêmement facile d’accéder aux dossiers voulus car ils peuvent être consultés à distance. Enfin, il est rapide de retrouver les dossiers voulu car ils sont souvent archivés par dossiers, contenus, mots clés et il suffit de cliquez ici

Comment bien choisir son support ?
Le support utilisé pour stocker les documents dépendra de nombreux facteurs. Il faut tenir en compte le volume à stocker, la fréquence d’utilisation et de consultations des dossiers et la politique de sécurité de l’entreprise. Pour une petite entreprise, une clé USB ou un disque dur externe suffira. Néanmoins pour les plus grosses enseignes, il faudra se tourner vers des serveurs sur Internet appelé « cloud », sur un site web comme multidata.lu ou utilisé ses propres serveurs. Il faudra juste cliquez ici pour y accéder. A noter que la durée de vie de certain support est plus ou moins limitée. De plus, les supports de stockages numériques sont en perpétuelles évolutions.

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Les avantages de la GED

Pour garantir le bon fonctionnement d’une société, il est nécessaire d’utiliser des moyens techniques performants et faciles à utiliser. Les logiciels ont un rôle essentiel qui aide et facilitent la tâche des personnels. Parmi ceux, la gestion électronique des documents (GED) est la plus utilisée dans les sociétés qu’il soit petit ou grand entreprise.

Qu’est-ce que la GED ?

Par définition, la GED ou gestion électronique des documents est un logiciel permettant l’optimisation de la gestion et l’exploitation des documents. Son objectif principal est la prise en charge de document tel que la capture, la numérisation, la diffusion, le classement, le partage et beaucoup d’autres encore selon les paramètres installés dotés d’une installation réseau.

Les avantages de la GED

La majorité des interactions à l’intérieur et à l’extérieur d’une entreprise se passe aux moyens de documents administratifs comme les signatures de contrats, les bons de commande, les factures, etc. Utiliser la GED procure de nombreux avantages pour une entreprise. Sur le plan organisationnel, il permet de réduire de façon considérable les papiers à archiver. Sur le plan productif, le gain de temps pour la recherche de documents est plus pratique. Le logiciel est doté d’un système de partage de document pour tous les personnels grâce à une installation réseau.

La gestion commerciale ERP

Pour les entreprises commerciales de type PME, il est essentiel d’employer la gestion commerciale ERP afin de couvrir un large périmètre de gestion tel que les achats, les ventes, la comptabilité, la production et les stocks. Le logiciel génère automatiquement les saisies journalières liées aux activités de l’entreprise. Les informations sont ainsi plus fiables et plus précises permettant de consulter en temps réel les flux des entrées et sorties. Grâce à la GED, les entreprises pourront développer et améliorer leur productivité et leur organisation.

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La conservation électronique des documents

Notre temps requiert de nous la plus grande vigilance quant à la conservation de nos documents. Qu’il s’agisse de bulletins de paie, de feuilles d’impositions, ou encore de documents personnels, ils méritent tous d’être conservés. L’ archivage documents permet alors de stocker facilement un ensemble de documents, afin d’en faciliter la conservation et la gestion.

Alors qu’il y a encore une dizaine d’années seul l’archivage papier permettait la conservation de nos documents, aujourd’hui l’ archivage électronique tend à s’y substituer. Cette méthode permet de conserver facilement tout type de documents. En effet, jusqu’alors le papier, même d’excellente qualité, disposait d’une durée de vie très limitée. Les conditions de conservation étaient souvent compliquées à satisfaire, et fort onéreuses. Grâce à l’ archivage électronique, on pallier aisément à ces difficultés. En effet, il suffit de numériser les documents que l’on souhaite conserver afin de leur garantir une vie infinie en les stockant sur le support de notre choix. Vous ne connaîtrez plus aucun problème de stockage, la mémoire informatique étant modifiable à l’infini, ce qui n’est pas le cas de nos placards.

Par ailleurs le constat est relativement simple : l’archivage électronique permet une meilleure gestion électronique des documents. Cette méthode d’ archivage documents facilite en effet tant la conservation que l’utilisation ultérieure des documents. Le temps des longues heures de recherche est ainsi révolu… Cette gestion électronique des documents repose sur une indexation minutieuse des documents numérisés et enregistrés sur le support de stockage. Une fois cela effectué, il suffit simplement de rechercher le document contenu sur le support de stockage.

Force est de constater que le numérique permet aujourd’hui de gérer facilement nos archives, sans réelles contraintes. Tous les documents pourront être sauvegardés, sans durée de vie limitée puisque les supports peuvent évoluer au fil du temps, sans compromettre la qualité des archives. Par ailleurs, le développement récent du Cloud permet à chacun de stocker ses documents sur un serveur extérieur. Pour une plus grande sécurité, il est préférable de conserver une ou plusieurs copies à portée de main.

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Archivage des documents: du papier au numérique

L’archivage des documents est une opération ayant de grands enjeux. C’est une méthode de conservation du patrimoine documentaire d’une institution. D’abord manuel, il tend à devenir électronique, avec la numérisation des documents. Plus d’infos dans la suite de l’article…

Une banque de données informatives

L’archivage électronique regroupe des outils, méthodes et actions employés pour l’identification, le tri, le classement et la conservation d’informations numérisées. Il fait appel à des supports sécurisés, et obéis à des normes. Celles-ci sont multiples et spécifiques au mode d’archivage, à la nature des contenus archivés, à la durée de conservation, etc. De la qualité des traitements des documents dépendra l’efficacité du travail d’archivage.

Pourquoi archive-t-on des documents ?

Le stockage et la conservation de documents est une tâche importante pour la construction d’une base de données. Que l’on soit institution privée ou publique, ce travail de « mémorisation » est une nécessité dans la construction de son identité. L’archivage électronique prend toute son importance, au vu du volume de documents numériques échangés et de la sensibilité de certaines des informations qu’ils contiennent. C’est un projet d’ensemble nécessitant la prise en compte de plusieurs paramètres : mode de traitements des documents, durée d’archivage, organisation et indexation, etc.

Les bonnes pratiques de la numérisation d’archives

Il est important, à l’entame d’un projet d’archivage numérique, de considérer un certain nombre de préoccupations, pour en assurer la réussite : protection du patrimoine documentaire (gestion de la confidentialité et préservation des fonds anciens), optimisation des processus (accès aux documents, partage, traçabilité, délai de traitement…), valorisation du patrimoine documentaire, maîtrise des coûts (réduction du budget d’archivage, indexation informatique…). Pour cela, il faut une implication des personnes ressources (constitution d’une équipe, responsabilisation), un diagnostic complet (recherche d’infos fiables) et une bonne préparation de la mise en œuvre (objectifs, stratégies, formation des utilisateurs…).

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