Solutions GED : pour qui, pour quoi ?

Entrepreneurs, la GED, Gestion électronique des documents, pourrait bien vous rendre de grands services.

Destinée aux entreprises petites ou grandes, mais aussi aux administrations, la GED est une solution logicielle et matérielle visant à regrouper et archiver toutes les sources de données au sein d’une organisation. Chaque organisation gère des données d’origines multiples, c’est le multidata : des documents papiers, des documents bureautique, des documents issus d’un logiciel comptable, des photographies.

L’objectif de la GED est de permettre un accès centralisé et organisé à cet ensemble de données pour améliorer la productivité de l’entreprise. De nombreux prestataires, par exemple la société Multidata, vous proposent des solutions adaptées à votre entreprise. Quelque soit le prestataire choisi, les étapes d’un projet GED sont sensiblement identiques.

Acquérir les documents
Il s’agit de collecter tous les documents gérés par l’entreprise. Pour les documents papier, la solution consistera à utiliser un scanner, éventuellement associé à l’utilisation d’un logiciel OCR (technique de reconnaissance du texte). Le GED fera aussi le lien avec votre logiciel comptable en récupérant les documents produits par ce dernier. Les documents électroniques existants comme les pdf ou les fichiers issus de logiciels bureautique seront eux aussi intégrés à la base de données.

Indexer les documents
Afin d’optimiser les recherches et de garantir un accès rapide et efficace à un fichier, chaque document va être indexé à l’aide de mots-clés et de métadonnées comme le titre, l’auteur, la source, la date… etc.

Stocker et sécuriser les données
Différents supports de stockage peuvent être proposés. L’objectif est d’assurer la sécurité matérielle des données (par exemple en cas d’incendie) mais aussi la confidentialité des données et leurs sauvegardes régulières.

Diffuser les documents
L’accès à la plate-forme de diffusion peut se faire par internet ou via un intranet. Un simple lien permettra alors d’accéder rapidement au document recherché.