Qu’est-ce que la GED ?

De nos jours, toutes les entreprises se ruent vers l’usage de l’informatique et du numérique et réduisent autant que possible l’usage de supports ou de dossiers en papier. Le but est d’optimiser l’organisation, simplifier le stockage des informations et gagner en efficacité. Dans ce sens, avoir un système intégré de gestion électronique de documents (GED) est encore plus avantageux.

Qu’est-ce que la GED ?

La gestion électronique des documents désigne un dispositif informatisé créé pour garantir une meilleure organisation et faciliter la gestion des informations et des documents électroniques d’une organisation ou d’une société. Elle concerne plusieurs pratiques, notamment : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion de données. Une entreprise utilisant ce type de solution est considérablement plus efficace que celle qui travaille avec une structure de dossier traditionnelle.

Pour commencer, la numérisation en masse des documents papier permet de libérer les espaces et de rendre un bureau moins encombrant. Les documents numériques peuvent être classés de manière à permettre aux usagers de les retrouver plus facilement. Le choix d’un support adapté est non négligeable pour le stockage. Enfin, les principales méthodes de diffusion de données sont l’intranet via un serveur local ou le web via une connexion Internet.

Lire plus d’informations sur : www.multidata.lu

Les avantages à plusieurs niveaux

La gestion électronique des documents favorise les échanges d’informations entre collaborateurs d’une même entité et améliore le travail d’équipe. Dans une entreprise, le « temps c’est de l’argent ». De ce fait, la gestion électronique des documents constitue un enjeu majeur dans l’objectif de mise en place d’une bonne organisation. Avec les bons outils, il est plus simple de bénéficier d’un gain de temps et réaliser des économies.

Les documents numériques archivés de façon organisée sont accessibles à tout moment. Certains accès peuvent toutefois être sécurisés et réservés aux membres d’un département ou d’une direction. En fonction des besoins d’une entreprise, les données archivées peuvent être conservées durant de longues années et être utilisées en cas de besoin. La facilité de sauvegarde est un grand atout de la GED.

L’usage de la GED évite également différents risques tels que la perte de fichiers importants, doublon d’un même fichier, manque de fiabilité, etc. Les solutions de gestion de documents numériques éliminent les dépenses superflues et garantissent une organisation optimisée.

Lire plus d’informations sur : www.multidata.lu