La gestion électronique des documents : définition

La gestion électronique des documents est un ensemble de techniques informatisées dont le but est d’ordonner et de contrôler des informations et des dossiers électroniques dans un organisme. Ce terme signifie aussi l’utilisation d’outils de travail électronique afin de contrôler des contenus documentaires.

Les différentes étapes de la GED

Le contrôle des documents informatiques des documents se fait en trois parties : l’acquisition, le traitement, le stockage et la diffusion.

L’acquisition se fait par l’entrée de documents en papier dans le système électronique. Les documents sont scannés grâce à une machine appelée scanner. C’est un système qui numérise des dossiers. Il est possible de soutirer toutes sortes d’informations comme des photos numérisées en appliquant un code à barres et un ICR comportant par exemple des normes de corrections et de modifications linguistiques sur les mots existants.

Le traitement de document est la seconde étape de ce projet. L’indexation est l’aspect descriptif du document ainsi que son contenu et cela dans le seul but de l’exploiter. Les documents sont vite récupérés grâce au système d’index4. Il faut distinguer alors l’indexation par genre qui offre un aperçu normatif du document en utilisant des informations de base dont le vocabulaire est très normé et cela dans le but de permettre l’utilisation de ces données par le maximum de techniques de recherche.

Les problèmes sont les suivants: l’aide apportée par stockage doit être appliquée le plus possible, selon le poids des documents. Elle doit aussi respecter le rythme d’analyse et de recherche des données. Pour plus d’informations visitez notre site web www.multidata.lu

Les enjeux liés au GED

Elle se définit par une méthode de travail informatisée. Une petite ou une grande entreprise qui ne veut pas l’utiliser pourrait connaître des pertes financières importantes. La mise en pratique de cette méthode assure la réussite du projet et non la méthode seulement. Pour être efficace, elle doit faire l’objet d’un investissement très sérieux. Pour plus d’informations visitez notre site web www.multidata.lu