La gestion électronique de documents

De nos jours, toutes les professions se doivent de conserver une base documentaire afin d’obéir à une réglementation ou pour un suivi clair et précis des missions qui sont accomplies.
Le stockage nécessite, donc, un espace important pour entreposer ces documents.
C’est pourquoi, un logiciel GED, de Gestion Electronique de Documents permet de tout centraliser informatiquement sur un site internet.

La GED sur le terrain.
De plus en plus de professionnels travaillent à distance et en collaboration avec des partenaires. Il est donc important d’avoir un accès facilité et simultané à la base de données grâce à un logiciel GED accessible de n’importe où, sur un site internet sécurisé comme l’intranet. Le processus de classement de la GED est mis en place pour simplifier le travail de chacun et est répertorié suivant une nomenclature individualisée. Le “zéro papier” prend tout son sens grâce à la GED.

Les performances de la GED.
La gestion électronique des documents est de plus en plus prisée par les entreprises. Un accès sécurisé par identifiant, permet aux personnes habilités de consulter, de compléter, de classer et d’archiver les documents. Un journal d’activité liste les accès journaliers et les modifications éventuelles. La protection des documents est optimale.
Le contexte professionnel actuel est exigent. C’est pourquoi, il est primordial de suivre l’évolution des systèmes de gestion documentaire multidata qui s’adapte aux besoins et aux objectifs de chaque domaine d’activité.
Un point à ne pas négliger est le budget destiné à l’équipement informatique permettant de bénéficier à ces outils multidata.

Le budget de la GED.
Comme tous les logiciels, le coût varie forcément. L’équipement regroupe tout d’abord, la licence du logiciel, les serveurs, l’espace de stockage nécessaire et les périphériques comme le scanner permettant de numériser les documents. De plus, dans une PME, le nombre d’utilisateur détermine le prix du logiciel.
Il est obligatoire d’adapter et paramétrer le logiciel en fonction de l’activité exercée. Se rajoute une formation permettant d’utiliser le logiciel de façon optimale et enfin, sécuriser l’utilisation quotidienne du logiciel avec une maintenance et une bonne assistance en cas de soucis.

Au final, la gestion électronique des données est une nouvelle façon de travailler dont le gain de productivité s’en fait ressentir sur le long terme.
Si la gestion documentaire ne fait pas parti intégrante d’une profession dont le volume documentaire est important, il semble facultatif d’investir dans cet outil.