Gestion électronique des documents

L’évolution de la technologie permet de faire la gestion électronique des documents qui est un système électronique de traitement des documents utilisé dans les organisations et aussi au sein de Petites et moyennes entreprises. L’ installation réseau fait gagner du temps à ces organisations qui l’utilisent car il accélère les recherches ainsi que l’obtention des informations. Pour le cas du logiciel de gestion commerciale ERP, il permet de maîtriser le processus de vente. L’invention de la gestion électronique des documents permet aux bénéficiaires : d’acquérir, de classer, de stocker, et de consulter les documents.

L’acquisition des documents

L’acquisition se fera en fonction des sources disponibles des documents de l’organisation. Elle peut se faire selon plusieurs façons soit par l’emploi du scanner pour numériser les documents en papiers, soit par l’utilisation des documents électroniques comme les fichiers PDF, les tableurs ; soit par l’intermédiaire des logiciels métiers notamment les logiciels de gestion commerciale ERP; soit à travers des échanges entre les organisations entre les clients et le fournisseur.

Le classement des documents

Pour le classement, ce système permet la mise en place d’un plan de classement commun pour l’ensemble de l’organisation. Le but c’est de pouvoir proposer à tout le membre de l’organisation le faciliter de comprendre et accéder aux informations qu’il en a besoin selon leur

Le stockage des documents

Ce stockage peut se faire dans des disques durs ou dans de base de données. Cependant, il est primordial de prendre en considération les fonctionnalités telles que la gestion de la durée de vie des documents, la purge, l’archivage et le stockage multi serveur.

La consultation les documents

L’ installation réseau permettra la consultation à tout moment du document dans le plan de classement préétablit en utilisant un moteur de recherche à travers les mots clés et sur les métadonnées.

Tagged ,