La GED et les logiciels ERP

La gestion électronique de documents est l’ensemble des moyens utilisés dans la gestion des documents électroniques. Il peut s’agir de textes, de photos ou autres. L’objectif principal de la gestion électronique de documents est de mettre en place une structure organisée afin de ne perdre aucune information. De plus, il préconise de gain de temps pour les recherches d’informations.

Les logiciels ERP

Les logiciels ERP (Entreprise Resource Planning) ont pour finalité de contribuer à la gestion électronique des documents. On les nomme aussi PGI (Progiciel de Gestion Intégré). Ils permettent de combiner et de faciliter à la fois l’ensemble des systèmes d’informations et des processus d’information. Il existe différents modules qui peuvent être utilisés selon la raison sociale de l’entreprise qui l’utilise.

Les différents types d’ERP

Il existe plusieurs types d’ERP, en fonction des besoins de l’entreprise à savoir :

– ERP généralistes : ils ne sont pas personnalisables et proposent toutes les fonctionnalités de base quant à la gestion électronique des documents.
– ERP spécialisés : ils proposent des fonctionnalités personnalisées dans plusieurs secteurs comme l’agroalimentaire, la santé, la chimie et de la biologie, les BTP, le commerce et autres.
– ERP open source : ils permettent d’avoir accès à des fonctionnalités sans avoir besoin de la licence. Ils sont moins chers, mais nécessitent une bonne connaissance en informatique.
– Il est possible que l’ERP ne soit pas donné comme un logiciel, mais plutôt comme un service. Dans ce cas-là, un professionnel s’en occupe.

Liens

Il existe plusieurs sites qui proposent des logiciels de gestion électronique des documents. Voici un lien vers un de ses sites : www.multidata.lu. Par ailleurs, il est possible de trouver un autre lien via le web. Chaque entreprise a le choix entre ces différents logiciels et www.multidata.lu par exemple permet d’en savoir plus.

L’importance du logiciel Entreprise Resource Planning

Entreprise Resource Planning ou ERP est un logiciel qui assure la gestion électronique de documents et de données au sein d’une entreprise. Qu’est-ce que l’Entreprise Resource Planning? Quels sont ses rôles dans une entreprise ? Comment fonctionne-t-il ?

Qu’est-ce que l’ERP ?

Le logiciel Entreprise Resource Planning est un outil informatisé qui assure le pilotage d’une entreprise. Il désigne une planification de toutes les ressources d’une entreprise. Un Entreprise Resource Planning est une solution logicielle qui unifie le système d’information d’une société. Les composantes fonctionnelles de l’entreprise sont réunies en une base unique de données. La gestion comptable, commerciale, des stocks de l’entreprise se réalise en une seule opération. Ce progiciel de gestion intégré permet de traiter rapidement les pôles d’une entreprise. La planification des ressources est plus commode. Le site web multidata.lu renseigne mieux sur l’utilité et l’importance de ce logiciel.

L’importance du logiciel Entreprise Resource Planning

Un Entreprise Resource Planning a vocation à assurer la gestion des achats, la gestion des ventes, la gestion des stocks, la gestion de la production donc de la gestion de toutes les activités inhérentes à l’entreprise. En tant que système complexe, il est difficile à mettre en place. Toutefois, il est assez profitable pour la rentabilité d’une entreprise.

Le fonctionnement d’un logiciel Entreprise Resource Planning

Le principe d’un logiciel Entreprise Resource Planning est de centraliser toute la base de données de la société. Il vise à faire entrer ou à modifier une donnée dans les modules de la production, de la gestion des ventes, des achats et des stocks. Dès qu’une nouvelle donnée est entrée, la base de données est mise à jour de façon automatique. La modification est ainsi appliquée à toutes les autres branches de l’entreprise comme l’explique le site web multidata.lu.

Découvrir la gestion électronique de documents

La gestion de documents est un enjeu majeur au sein d’une entreprise. Cette gérance devient de plus en plus difficile au fur et à mesure où les années passent. Heureusement, avec l’évolution de la technologie, des scientifiques ont créé une solution électronique pour alléger la responsabilité du gestionnaire de documents avec la naissance d’un logiciel de gestion électronique de documents. C’est un programme informatique conçu particulièrement pour les entreprises leur permettant de bien gérer leurs documents à l’aide d’un logiciel facilitant la gestion et le traitement des activités administratifs.

Pourquoi investir dans la gestion commerciale ?

Le suivi des produits ou des services proposés par une entreprise est crucial étant donné qu’il affecte considérablement son développement. La mise en place d’un logiciel de gestion commerciale est une solution idéale pour améliorer ce suivi. En effet, les outils informatiques spécialisés dans le commerce permettent d’optimiser la traçabilité des activités de la société telle que les produits finis, l’encours, le service accompli et autres. Étant doté de toutes les informations relatives aux produits tels que la statistique, l’élément technique… ce logiciel est capable de gérer les références et les sous-références.

La gestion commerciale ERP

Le logiciel de gestion commerciale ERP est conçu pour gérer les documents commerciaux comme les factures, achats, bons de livraison, et autres. Étant personnalisable, ce logiciel peut s’adapter aux besoins de son utilisateur. Les produits informatiques proposés par Multidata sur son site internet multidata.lu sont sur mesure et font gagner du temps grâce à sa structure ultra-puissante. En plus, les utilisateurs de logiciel ERP ont la possibilité de le modifier, le personnaliser ou même le partager comme bon lui semble. En outre, les produits informatiques disponibles sur le site internet multidata.lu sont au meilleur rapport qualité/prix. En somme, pour gérer la traçabilité des produits commercialisés, il n’y a rien de mieux que d’utiliser un logiciel de gestion commerciale efficace et facile d’utilisation.

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La gestion commerciale ERP

Le bon fonctionnement d’une entreprise dépend d’une gestion efficace des moyens dont elle dispose. De ce fait, l’utilisation d’un logiciel de gestion commercial est parfois utile afin de connaître les failles et les solutions adaptées.

La gestion commerciale ERP

Comme son nom l’indique, c’est un outil de gestion des moyens commerciaux de la société grâce à l’utilisation d’un système informatique spécialisé. Au même titre que la gestion électronique de document, elle permet de numériser et d’archiver celui-ci sur un support faisant le regroupement pour donner une base de données unique. Cette dernière offre l’accès direct sur ces documents pour aider l’utilisateur durant la saisie des informations.

L’avantage de l’ERP

Sachant que l’ERP est connu par toutes les grandes sociétés, il commence alors son intégration dans le monde des TPE et PME. Le site internet multidata.lu aide à l’apprentissage de ce logiciel c’est-à-dire qu’il joue le rôle de coach pour l’entreprise.
Il existe de nombreux privilèges provoqués par l’usage du logiciel de gestion commerciale ERP. La plus connue reste l’amélioration de la progression de l’entreprise que ce soit sur le plan matériel ou humain. L’équipe de multidata.lu veille à ce que la solution choisie répond au besoin de l’entreprise.

L’ERP offre l’opportunité de centrer les informations de toutes les fonctions de l’entreprise dans un même support. De plus, les membres de la société peuvent avoir accès aux informations sans avoir à se déplacer dans les divers départements. Ainsi, le logiciel fait gagner du temps pour optimiser sa production.

Installer l’ERP

Pour jouir des avantages de ce logiciel de gestion, il est plus astucieux de consulter le site internet qui propose des procédés efficaces pour son installation. Le choix de faire appel à l’équipe de multidata reste une manière de disposer d’un personnel qualifié. Par conséquent, incorporer l’ERP parmi le système de gestion de l’entreprise augmente ses compétences et développe le référencement des documents.

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ERP entreprise

Un ERP entreprise connu sous le nom d’Entreprise Ressource Planning est un logiciel professionnel qui vise à réunir tous les systèmes d’informations pour une entreprise donnée. Il propose une centralisation des données vers un serveur unique qui alimente toutes les composantes fonctionnelles de celle-ci. Avec une capacité en multidata, c’est une solution profitable et rentable, mais qui demande une spécification pour sa mise en œuvre.

Un aperçu sur l’ERP

Les Américains ont été les premiers à utiliser ce logiciel. C’est pour cela que son acronyme est en anglais. En français, on utilise plutôt le terme PGI ou Progiciel de Gestion Intégrée. Un ERP entreprise a pour objectif de planifier toutes les ressources de l’entreprise en créant des modules indépendants, mais unifier dans une seule base de données. De ce fait, il couvre plusieurs pôles sur le site internet de l’entreprise à savoir : la gestion des achats, la gestion commerciale, la gestion des stocks, la gestion des ventes, la gestion de clients, la gestion des fournisseurs, la gestion de la production…

Fonctionnement d’un ERP

Son principe se base sur une centralisation de donnée en mode multidata. En d’autres termes, la modification ou l’entrée d’une donnée au sein d’un module affecte immédiatement toutes les bases des autres modules. Une mise à jour constante est alors observée. Pour une vente, les transactions effectuées impactent instantanément la gestion des stocks, la comptabilité et le compte de résultat de l’entreprise.

Pourquoi choisir un ERP pour un site web ?

Avant l’existence des ERP, les entreprises ont été contraintes d’entrer toutes ses données manuellement par le biais de ses différents services. L’ERP fut mis en place pour résoudre à ce problème. En effet, il permet d’éviter les pertes de temps inutiles. Une donnée est entrée une seule fois par une seule personne, mais couvre toutes les activités de l’entreprise. De ce fait, la duplication, la perte ou la falsification de données ont été radicalement effacées des historiques de celle-ci.

Définition de l’ERP

Des nouvelles technologies de l’information, émanent de nouveaux systèmes de gestion en entreprise. L’ERP, communément appelé PGI, est une solution qui permet de centraliser la gestion interne d’une entreprise. Utilisé aussi en gestion commerciale, l’ERP assiste l’entreprise au quotidien.

Définition de l’ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) terme anglais, est un système informatisé dont le but est de réunir toutes les données de l’entreprise en une base de données unique. Les francophones l’appelleront PGI (Progiciels de Gestion Intégrés). Cette solution de gestion, coordonne les services opérationnels de l’entreprise. Système indépendant, équipé d’un moteur workflow, il automatise la gestion et offre une fluidité quant à la circulation de l’information.
L’ERP entreprise, est utilisé pour une action d’envergure. Ainsi, vous le retrouverez à différents services. On parlera, d’ERP à la comptabilité, aux finances, aux ressources humaines, au service commercial, etc.

L’ERP en gestion commerciale

Logiciel multitâches, l’ERP entreprise administre toutes les opérations relatives à la vie commerciale de la société. Notamment :
• La gestion clientèle : recense les données relatives aux partenaires
• La gestion des stocks : tenue du stock de l’entreprise
• La gestion des produits : fiches produits, qualité, coût, quantité
• La gestion des achats et des ventes
• La gestion de la logistique : informations afférentes au transport des marchandises, entreposage, distribution
• La facturation : émission de pièces comptables, devis, factures, bons
• Analyser et émettre des statistiques afférents à l’évolution financière de l’entreprise

Installer un logiciel ERP

L’installation de l’ERP sans être anodin, requiert une refonte globale du système de l’entreprise. C’est un logiciel couteux, dont la programmation, implique beaucoup de modifications. Des entreprises informatiques, tel Multidata, apportent assistance quant à l’installation du logiciel.
Pour information, Multidata est une société spécialisée en solutions informatiques.

Les points forts du logiciel Sage Bob

Les logiciels comptables sont indispensables pour les entreprises qui tiennent personnellement leurs comptabilités. Ils renforcent la tenue de la comptabilité et favorisent l’enregistrement des transactions entre l’entreprise et les tiers. La société Sage a mis en vente diverses gammes de logiciels de gestion multidata dont Sage Bob.

Les points forts du logiciel Sage Bob

Sage Bob 50 est un outil modulable qui s’adapte aux grandes lignes et à la réalité de votre entreprise. Il évolue selon l’avancée et la régression de l’entité. Très complet, il permet le suivi des ventes et va jusqu’à analyser les profits. Avec l’installation réseau, le logiciel permet l’échange en temps réel entre diverses entités au sein de l’entreprise et tous les acteurs des transactions. Le logiciel a amélioré la productivité puisqu’elle effectue automatiquement les calculs indispensables notamment les rapprochements bancaires et les TVA. Doté d’un espace conséquent d’enregistrement des données, c’est un accessoire multidata fonctionnel.

Les limites manifestes du logiciel

Avec le nombre élevé de modules rajoutés comme la gestion commerciale de l’entreprise, le logiciel est assez couteux. L’outil ayant favorisé le réseau, le stockage des données est en ligne, c’est un problème pour la confidentialité. À l’instar de tous les outils informatisés, le logiciel peut présenter des bugs, or les données traitées ici sont trop sensibles.

La dimension de l’installation réseau

La procédure d’installation de Bob est assez évidente, mais uniquement pour les professionnels du domaine. Elle nécessite diverses étapes d’installation de logiciels et de mis à jour. Il est également fondamental d’identifier les différents services affectés par ce réseau et y effectuer les installations requises.
Les logiciels comptables permettent de gagner un temps titanesque. Dans l’univers de l’entrepreneuriat, le temps c’est de l’argent. Cependant le manque d’adaptation spécifique, plus concrètement l’absence de sur mesure est une entrave considérable. Le Sage Bob 50 tente fortement de pallier la rigidité des logiciels financiers.

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Qu’est-ce que la GED ?

De nos jours, toutes les entreprises se ruent vers l’usage de l’informatique et du numérique et réduisent autant que possible l’usage de supports ou de dossiers en papier. Le but est d’optimiser l’organisation, simplifier le stockage des informations et gagner en efficacité. Dans ce sens, avoir un système intégré de gestion électronique de documents (GED) est encore plus avantageux.

Qu’est-ce que la GED ?

La gestion électronique des documents désigne un dispositif informatisé créé pour garantir une meilleure organisation et faciliter la gestion des informations et des documents électroniques d’une organisation ou d’une société. Elle concerne plusieurs pratiques, notamment : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion de données. Une entreprise utilisant ce type de solution est considérablement plus efficace que celle qui travaille avec une structure de dossier traditionnelle.

Pour commencer, la numérisation en masse des documents papier permet de libérer les espaces et de rendre un bureau moins encombrant. Les documents numériques peuvent être classés de manière à permettre aux usagers de les retrouver plus facilement. Le choix d’un support adapté est non négligeable pour le stockage. Enfin, les principales méthodes de diffusion de données sont l’intranet via un serveur local ou le web via une connexion Internet.

Lire plus d’informations sur : www.multidata.lu

Les avantages à plusieurs niveaux

La gestion électronique des documents favorise les échanges d’informations entre collaborateurs d’une même entité et améliore le travail d’équipe. Dans une entreprise, le « temps c’est de l’argent ». De ce fait, la gestion électronique des documents constitue un enjeu majeur dans l’objectif de mise en place d’une bonne organisation. Avec les bons outils, il est plus simple de bénéficier d’un gain de temps et réaliser des économies.

Les documents numériques archivés de façon organisée sont accessibles à tout moment. Certains accès peuvent toutefois être sécurisés et réservés aux membres d’un département ou d’une direction. En fonction des besoins d’une entreprise, les données archivées peuvent être conservées durant de longues années et être utilisées en cas de besoin. La facilité de sauvegarde est un grand atout de la GED.

L’usage de la GED évite également différents risques tels que la perte de fichiers importants, doublon d’un même fichier, manque de fiabilité, etc. Les solutions de gestion de documents numériques éliminent les dépenses superflues et garantissent une organisation optimisée.

Lire plus d’informations sur : www.multidata.lu

Pourquoi investir dans un logiciel de gestion commerciale ?

Un logiciel de gestion électronique de documents est un programme informatique conçu pour assister les entreprises dans la gestion spécialisée de leur activité. Le logiciel de gestion commerciale ERP intègre la conception et la gestion de documents commerciaux, comme des devis, des factures, achats et bons de livraison… Tout savoir sur sa fonctionnalité.

Pourquoi investir dans un logiciel de gestion commerciale ?

Tout logiciel de gestion électronique de documents est un outil informatique capable de répondre à des problématiques complexes liées à un métier. Par exemple, le logiciel de gestion commerciale ERP est un instrument de gestion personnalisable qui peut s’adapter aux besoins individuels d’une structure du secteur d’activité commerciale. Il fait gagner un temps précieux à travers sa structuration, peut déclencher une série de vérification, calculer le besoin en renouvellement de stock, et peut fonctionner en mode Cloud en établissant un lien direct avec les ressources de l’entreprise en temps réel.

Comment choisir un logiciel de gestion commerciale ?

Vous devez vous assurer de tout savoir sur la disponibilité des fonctionnalités clés que proposent votre logiciel de gestion commerciale et les solutions évolutives qu’il offre. Votre logiciel doit être techniquement capable de surmonter vos problématiques de gestion et se plier aux exigences de votre métier. L’activité commerciale est constamment en corrélation avec les autres domaines de gestion comme la comptabilité le marketing ou la production. Il est utile de choisir un logiciel capable de faire facilement le lien entre ces services.

La technologie ERP en question

La profitabilité majeure du logiciel ERP réside dans l’accès de son code source. L’utilisateur a la liberté de l’étudier, de l’utiliser, de le modifier et de le partager. D’un autre côté, le logiciel ERP propriétaire a plusieurs avantages dont le plus important est la pérennité du produit, son coût financier au meilleur rapport qualité/prix, et l’assurance des mises à jour et de l’évolution du système.

Ce qu’il faut savoir sur l’« Entreprise Ressource Planning »

La documentation tient une grande place dans le travail d’une société. Il est donc primordial de trouver la meilleure solution pour gérer ses documents offrant rapidité, facilité et efficacité. Plusieurs GDI sont envisageables, mais le plus performant reste le logiciel ERP.

Ce qu’il faut savoir sur l’« Entreprise Ressource Planning »

Avant l’arrivée de l’ERP entreprise dans l’univers de l’industrie, la perte de temps et de données est un souci récurrent. L’ERP ou Progiciel de gestion intégré (PGI) est un outil informatisé destiné à la gestion de toutes les données de l’entreprise sur un site internet. Son utilisation repose sur une mise à jour en temps réel des données pour tous les types de gestions. Proposé par Multidata, ce progiciel est adapté à toutes les demandes de traitement d’informations relié aux affaires de la société.

Les périmètres d’action du PGI

Dans le but de faciliter le travail de l’entreprise sur la documentation, l’ERP entreprise couvre de nombreux domaines. En mode standard, les gestions couvertes sont les gestions des achats, des ventes, des stocks et de la maintenance. Spécifiquement, il prend en compte la gestion financière et comptable par le contrôle de la comptabilité des clients, des fournisseurs et les immobilisations personnelles. Établissement du bilan, compte d’exploitation et déclaration de TVA sont ses points forts. Ce progiciel de Multidata gère également la production de l’entreprise par la planification.

Les profits pour l’utilisation d’un PGI

Le PGI apporte en premier lieu une valeur financière par l’augmentation de la productivité. Cela est expliqué par la diminution et de la maitrise des couts de gestion de l’information. Disponible sur site internet, la totalité des informations est gérée via une plateforme accessible à tous les cadres de l’entreprise. La maitrise évite les erreurs de dossier et la redondance d’information. Ainsi, le partage de données internes et externes est facilité par une coordination sans faille.