Gestion électronique des documents

Le système de gestion électronique des documents (GED) est le stockage de documents ou d’informations sans l’utilisation de papiers. Il se fait via d’outils informatiques qui recherchent, classent, archivent et diffusent les documents pour une utilisation plus pratique.

Un système indispensable à l’entreprise
Un document est un fichier électronique avec des informations non structurées mais numérisées tels les fichiers d’applications (LMS, CAD), les fichiers bureautiques (Word, mails, Excel…), les formulaires, les contenus web, les images, les fichiers audio, les vidéos, entre autres.

Les bénéfices de la gestion électronique des documents
Ce système permet d’améliorer la productivité de l’entreprise, il réduit le temps consacré pour archiver et classer les documents. Il réduit le délai d’obtention de documents entre le personnel, offre une meilleure qualité de service à la clientèle et réduit le temps de disponibilité de nouveaux produits. Il améliore la sécurité des documents et réduit les coûts d’impression.

La gestion commerciale ERP
Pour les entreprises commerciales, il est nécessaire de se doter d’un bon outil de gestion commerciale pour la gestion des ventes, des achats et les prestations de services. Le logiciel de gestion commerciale ERP est pratique, il permet de réduire et accélérer le délai de démarches administratives, les opérations de saisie et le traitement des pièces commerciales. Il réalise la comptabilité pour les paiements, les relances, la facturation, les opérations bancaires et exporte les écritures comptables. ERP gère les stocks (étiquettes, inventaires, besoin) et les achats (commandes, réceptions). Il affiche l’historique et le suivi des échanges prospects et clients. Puis, il contient un tableau de bord permettant d’afficher le suivi de chiffre d’affaires et de trésorerie.

Une bonne installation réseau est nécessaire à votre GED. L’ installation réseau permet au personnel de travailler sur les mêmes bases de données et de se connecter à Internet.

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Les avantages de la GED

Pour garantir le bon fonctionnement d’une société, il est nécessaire d’utiliser des moyens techniques performants et faciles à utiliser. Les logiciels ont un rôle essentiel qui aide et facilitent la tâche des personnels. Parmi ceux, la gestion électronique des documents (GED) est la plus utilisée dans les sociétés qu’il soit petit ou grand entreprise.

Qu’est-ce que la GED ?

Par définition, la GED ou gestion électronique des documents est un logiciel permettant l’optimisation de la gestion et l’exploitation des documents. Son objectif principal est la prise en charge de document tel que la capture, la numérisation, la diffusion, le classement, le partage et beaucoup d’autres encore selon les paramètres installés dotés d’une installation réseau.

Les avantages de la GED

La majorité des interactions à l’intérieur et à l’extérieur d’une entreprise se passe aux moyens de documents administratifs comme les signatures de contrats, les bons de commande, les factures, etc. Utiliser la GED procure de nombreux avantages pour une entreprise. Sur le plan organisationnel, il permet de réduire de façon considérable les papiers à archiver. Sur le plan productif, le gain de temps pour la recherche de documents est plus pratique. Le logiciel est doté d’un système de partage de document pour tous les personnels grâce à une installation réseau.

La gestion commerciale ERP

Pour les entreprises commerciales de type PME, il est essentiel d’employer la gestion commerciale ERP afin de couvrir un large périmètre de gestion tel que les achats, les ventes, la comptabilité, la production et les stocks. Le logiciel génère automatiquement les saisies journalières liées aux activités de l’entreprise. Les informations sont ainsi plus fiables et plus précises permettant de consulter en temps réel les flux des entrées et sorties. Grâce à la GED, les entreprises pourront développer et améliorer leur productivité et leur organisation.

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Gestion électronique des documents

Le papier c’est dépassé pour une entreprise qui se veut moderne. De plus en plus, la gestion électronique vient supprimer cette façon de travailler.

Que vous soyez seul ou responsable d’une plus grande entreprise, c’est maintenant qu’il faut agir.

Le papier prend de la place et le diminuer vous fera gagner de l’argent. En effet, l’emplacement de stockage de ces documents pourra vous servir utilement pour autre chose. Que vous ayez une entreprise artisanale ou une agence commerciale, il faut toujours suivre les évolutions si vous voulez être dans la tendance. Une installation réseau vous permet de gagner du temps et donc de l’argent. Une gestion électronique des documents vous libérera du temps pour effectuer d’autres travaux. En effet les documents papier prennent beaucoup plus de temps pour les gérer.

Tous les documents sont concernés. Avec une gestion électronique vous serez à coup sûr gagnant.

Les payes bien sûr qui prennent une grande place mais aussi toutes les déclarations que doit gérer une entreprise. Tout ce qui aujourd’hui du domaine papier se trouvera dès demain sur le cloud grâce à une installation réseau. Une gestion commerciale ERP prendra peut de temps et d’espace dans la vie de l’entreprise. Une gestion électronique des documents vous fera gagner un poste dans une grande entreprise. Celui-ci pourra être libéré pour un autre emploi.

Facile à consulter c’est aussi le grand avantage d’une gestion commerciale ERP.

En un clic vous trouverez ce que vous cherchez. Nul besoin de prendre du temps pour consulter tel ou tel document. Vite répertorié, vite consulté et bien sûr encore plus vite remisé. Nous vivons dans un pays ou la gestion des documents prend de plus en plus d’ampleur. En utilisant cette facilité, vous gagnerez sur tous les points.

Gagner du temps c’est le but de chaque entreprise.

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GED

Système d’acquisition, d’indexation, de gestion, de stockage, d’accès et de consultation, la gestion électronique des documents est un ensemble de logiciels permettant de réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document. De la création à l’archivage des documents papiers passant par leur gestion électronique, la GED est apparue dans les années 80 et contribue selon le cycle de vie de ces documents, à la stabilité de l’information. Aussi permet-elle d’assurer la gestion électronique des documents qui sont hébergés par la gestion des métadonnées.

Développée en vue de faciliter l’accès aux documents au sein des différents départements d’une entreprise, la GED offre un ensemble exhaustif de documents de preuves pour l’entreprise.

Ensemble de documents présents dans la base documentaire, la GED offre plusieurs fonctionnalités de dématérialisation afin de fluidifier la transmission de l’information.

Les étapes de réalisation de la GED

Constituant une évolution dans la sauvegarde des documents, la mise en œuvre de la GED suit quatre étapes essentielles.

1. L’acquisition
Résultat d’un traitement automatisé ou d’une numérisation de supports papiers, l’acquisition est tout simplement la création du document numérique qui s’établit par l’intermédiaire de scanners permettant ainsi d’extraire l’information de ces documents numérisés pour en faire une gestion commerciale ERP.

2. La gestion des documents
C’est l’ensemble des opérations qui recouvrent tout ce qui se passe sur le document après son acquisition. Ceci concerne notamment : la sécurité et les droits d’accès et l’administration du document.

3. Le stockage des documents
Indispensable dans tout processus de numérisation, le stockage de documents est intimement lié à la conservation et à la disponibilité des données dans le temps. Le choix du support de stockage doit être en conformité avec la quantité de données à numériser et de la fréquence de consultation de celle-ci.

4. La diffusion
C’est la mise à la disposition des documents exploitables par les utilisateurs dont l’accès nécessite une installation réseau connectée au système de GED. Cette installation réseau permet de partager, à temps réel, entre les différents départements les de la société la documentation devant impacter sa gestion commerciale ERP.

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De la vectorisation de logo au détourage de photo

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Comment archiver électroniquement des documents ?

Une entreprise manipule des centaines de documents chaque année. Une gestion électronique des documents s’impose pour éviter tout dysfonctionnement entre les services à cause d’une pièce égarée ou perdue.

Quels sont les documents à archiver ?
Tous les documents qui jouent un rôle crucial dans l’activité de l’entreprise doivent être bien stockés. Ces derniers peuvent prendre la forme de documents scannés, de fichiers informatiques tels que textes, tableurs, photos, vidéos, etc. Leur contenu peut être de diverses natures : contrat avec les fournisseurs, cahiers des charges des clients, contrats de travail ou bons de commandes par exemple.

L’intérêt de la gestion informatisée des documents
Les documents ont pour mission de rendre aisée la traçabilité d’une opération. On les sort immanquablement en cas de litige, car ils servent de preuve. Ce ne sont pas tous les dossiers qui circulent dans l’entreprise qui sont pourtant gardés, d’où également l’intérêt de déterminer leur durée de vie. L’utilisation d’un logiciel facilite nettement leur stockage numérique. Cet outil permet aussi de fixer quels sont les départements qui y ont accès et ceci n’est possible que grâce à l’installation réseau de la base de données. L’adoption d’une solution informatisée réduit l’archivage de documents papier qui est trop coûteux et difficile à administrer.

L’utilisation concrète d’un logiciel dans la vie quotidienne de l’entreprise
Concrètement, chaque pièce doit être disponible à n’importe quel moment dès qu’elle est sollicitée par un département. C’est le logiciel d’archivage qui permet d’harmoniser le travail entre les services, puisque la communication passe mieux entre eux. En effet, un utilisateur n’a plus besoin que le document lui arrive par le cahier de transmission avant de traiter les données qui lui sont nécessaires. Une facture bouclée par un vendeur sur un logiciel de gestion commerciale ERP est par exemple immédiatement consultable par la comptabilité. La circulation manuelle du document est ainsi supprimée, car elle réduit le temps de réactivité des décideurs en étant trop chronophage.

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La gestion électronique de documents, une solutiond ‘avenir

La gestion électronique des documents est utile pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leur activité afin de ne pas perdre de temps inutile et d’être plus rentable.

Gestion électronique des documents :

La gestion électronique des documents, dit GED, permet de définir les besoins de chaque départements de votre entreprise, étape par étape afin notamment de centraliser les données et de faciliter leur accès. La principale fonctionnalité d’un logiciel GED est la gestion documentaire qui permet un précieux gain de temps dans la recherche de documents par exemple, afin d’améliorer la productivité de l’entreprise. D’autres fonctionnalités comme la gestion des dossiers mais aussi la gestion de qualité permet de garantir la certification ISO, sans les contraintes liées à cette norme (formulaire, saisie d’enregistrements, formalités administratives) etc.

Gestion commerciale ERP :

Un logiciel ERP (entreprise resource planning ou planification des ressources de l’entreprise) permet de réduire les coûts de production et d’automatiser les processus entre départements par une gestion centrale, mais aussi de rester malgré tout indépendant. Les différents modules inclus dans un logiciel ERP sont : inventaire, approvisionnement, production, ressources humaines, paies etc. Ainsi vos échanges sont simplifiés, votre productivité accélérée et améliorée pour une meilleure rentabilité.

Installation réseau :

Afin d’optimiser la rentabilité et la productivité de votre entreprise, il est indispensable d’installer un réseau au sein de vos locaux, de déterminer le nombre de serveurs qui sont requis pour faire en sorte que la gestion centrale que vous pourriez obtenir grâce aux logiciels GED ET ERP soit possible. Des commutateurs de réseaux sont indispensables afin de relier et connecter les divers serveurs et postes de travail entre eux, ensuite il faudra installer les logiciels ‘serveurs’, puis configurer les commutateurs et enfin sécuriser le réseau. Vous pourrez ensuite installer vos logiciels de gestion électronique des documents.

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La GED

L’évolution de la technologie a apporté beaucoup de changements dans divers domaines, y compris au sein des entreprises. En effet, désormais dans une société tout se fait via des gadgets électroniques, même le partage des dossiers est géré électroniquement. Connu en tant que gestion électronique des documents, ce genre de procédé est utilisé par les diverses entreprises du moment.

Définition, afin de mieux comprendre ce procédé innovant

La gestion électronique des documents est un moyen utilisé par les entrepreneurs dans l’organisation et la gérance de leurs informations. Finis les papiers manuscrits, maintenant il est possible de tout partager aux employés. Facile à trier et à distribuer, ce genre de logiciel informatique aide à la gestion d’un groupe de salariés que ce soit pour le partage des tâches et des fichiers.

Les points positifs

Ce qui est bien avec la GED c’est qu’il se partage via une installation réseau. De ce fait, tous les salariés peuvent se connecter sur le même réseau dans n’importe quel ordinateur de l’entreprise. Pour la sécurité et la modification des dossiers, ils peuvent se personnaliser. Il est donc possible de donner accès à certains salariés avec un contrôle régulier. Ce qui est bien avec ce système est qu’il s’agit d’un document unique, donc aucun risque qu’il y a un doublon.

Gestion commerciale ERP

La gestion commerciale ERP est un type de GED, celle-ci rend la tâche facile aussi bien pour les salariés que pour l’employeur. Grâce à certains réglages dans l’installation réseau, il est possible de disperser les dossiers selon les besoins de chaque département dans l’entreprise. Ce qui permet d’optimiser la productivité des salariés au sein d’une société qu’elle soit une grande société, une TPE, ou une PME.

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Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents est souvent un calvaire dans beaucoup de petites et grosses entreprises. Que ce soit pour la gestion du stock ou encore pour tout ce qui touche aux inventaires d’une société, la gestion commerciale ERP reste un élément important d’une entreprise.

La gestion électronique des documents    

Par définition, la gestion de documents électronique regroupe l’ensemble des techniques qui permettent au quotidien de mieux gérer les documents d’une entreprise. Cela regroupe bien souvent l’ensemble des technologies informatiques qui permettent de gérer une base documentaire pour votre entreprise dans un cadre commercial ou autre.
Cela comprend le plus souvent un procédé d’acquisition des documents par numérisation par exemple, d’indexation des documents et d’établissement d’une base documentaire propre avec un stockage de l’information parfaitement organisé.

Les étapes en détails

Avant toute chose il faut passer par l’ installation réseau pour pouvoir avoir une gestion commerciale ERP parfaite.
Une fois que la technologie permettant une gestion parfaite est en place, il faut procéder à l’acquisition des documents. La numérisation permet d’intégrer des documents papiers au process. Vous pourrez également y ajouter des pdf ou des documents “Office”. Il faut ensuite passer au traitement avec votre installation réseau. L’information est souvent traitée soit par mot-clé soit par type de document et date. La technologie doit s’adapter au besoin de l’entreprise pour permettre une recherche de document plus simple.

Le stockage et la diffusion des documents

Une problématique de stockage peut apparaître à ce moment puisqu’il n’est pas toujours facile de stocker une grosse quantité de données. Quelques précautions doivent être prises comme par exemple en diversifiant le plus possible les lieux de stockage en cas d’incendie ou d’accident. La diffusion de documents peut enfin passer par des serveurs dédiés.

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Gestion électronique des documents

L’évolution de la technologie permet de faire la gestion électronique des documents qui est un système électronique de traitement des documents utilisé dans les organisations et aussi au sein de Petites et moyennes entreprises. L’ installation réseau fait gagner du temps à ces organisations qui l’utilisent car il accélère les recherches ainsi que l’obtention des informations. Pour le cas du logiciel de gestion commerciale ERP, il permet de maîtriser le processus de vente. L’invention de la gestion électronique des documents permet aux bénéficiaires : d’acquérir, de classer, de stocker, et de consulter les documents.

L’acquisition des documents

L’acquisition se fera en fonction des sources disponibles des documents de l’organisation. Elle peut se faire selon plusieurs façons soit par l’emploi du scanner pour numériser les documents en papiers, soit par l’utilisation des documents électroniques comme les fichiers PDF, les tableurs ; soit par l’intermédiaire des logiciels métiers notamment les logiciels de gestion commerciale ERP; soit à travers des échanges entre les organisations entre les clients et le fournisseur.

Le classement des documents

Pour le classement, ce système permet la mise en place d’un plan de classement commun pour l’ensemble de l’organisation. Le but c’est de pouvoir proposer à tout le membre de l’organisation le faciliter de comprendre et accéder aux informations qu’il en a besoin selon leur

Le stockage des documents

Ce stockage peut se faire dans des disques durs ou dans de base de données. Cependant, il est primordial de prendre en considération les fonctionnalités telles que la gestion de la durée de vie des documents, la purge, l’archivage et le stockage multi serveur.

La consultation les documents

L’ installation réseau permettra la consultation à tout moment du document dans le plan de classement préétablit en utilisant un moteur de recherche à travers les mots clés et sur les métadonnées.

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