Pourquoi investir dans un logiciel de gestion commerciale ?

Un logiciel de gestion électronique de documents est un programme informatique conçu pour assister les entreprises dans la gestion spécialisée de leur activité. Le logiciel de gestion commerciale ERP intègre la conception et la gestion de documents commerciaux, comme des devis, des factures, achats et bons de livraison… Tout savoir sur sa fonctionnalité.

Pourquoi investir dans un logiciel de gestion commerciale ?

Tout logiciel de gestion électronique de documents est un outil informatique capable de répondre à des problématiques complexes liées à un métier. Par exemple, le logiciel de gestion commerciale ERP est un instrument de gestion personnalisable qui peut s’adapter aux besoins individuels d’une structure du secteur d’activité commerciale. Il fait gagner un temps précieux à travers sa structuration, peut déclencher une série de vérification, calculer le besoin en renouvellement de stock, et peut fonctionner en mode Cloud en établissant un lien direct avec les ressources de l’entreprise en temps réel.

Comment choisir un logiciel de gestion commerciale ?

Vous devez vous assurer de tout savoir sur la disponibilité des fonctionnalités clés que proposent votre logiciel de gestion commerciale et les solutions évolutives qu’il offre. Votre logiciel doit être techniquement capable de surmonter vos problématiques de gestion et se plier aux exigences de votre métier. L’activité commerciale est constamment en corrélation avec les autres domaines de gestion comme la comptabilité le marketing ou la production. Il est utile de choisir un logiciel capable de faire facilement le lien entre ces services.

La technologie ERP en question

La profitabilité majeure du logiciel ERP réside dans l’accès de son code source. L’utilisateur a la liberté de l’étudier, de l’utiliser, de le modifier et de le partager. D’un autre côté, le logiciel ERP propriétaire a plusieurs avantages dont le plus important est la pérennité du produit, son coût financier au meilleur rapport qualité/prix, et l’assurance des mises à jour et de l’évolution du système.

Ce qu’il faut savoir sur l’« Entreprise Ressource Planning »

La documentation tient une grande place dans le travail d’une société. Il est donc primordial de trouver la meilleure solution pour gérer ses documents offrant rapidité, facilité et efficacité. Plusieurs GDI sont envisageables, mais le plus performant reste le logiciel ERP.

Ce qu’il faut savoir sur l’« Entreprise Ressource Planning »

Avant l’arrivée de l’ERP entreprise dans l’univers de l’industrie, la perte de temps et de données est un souci récurrent. L’ERP ou Progiciel de gestion intégré (PGI) est un outil informatisé destiné à la gestion de toutes les données de l’entreprise sur un site internet. Son utilisation repose sur une mise à jour en temps réel des données pour tous les types de gestions. Proposé par Multidata, ce progiciel est adapté à toutes les demandes de traitement d’informations relié aux affaires de la société.

Les périmètres d’action du PGI

Dans le but de faciliter le travail de l’entreprise sur la documentation, l’ERP entreprise couvre de nombreux domaines. En mode standard, les gestions couvertes sont les gestions des achats, des ventes, des stocks et de la maintenance. Spécifiquement, il prend en compte la gestion financière et comptable par le contrôle de la comptabilité des clients, des fournisseurs et les immobilisations personnelles. Établissement du bilan, compte d’exploitation et déclaration de TVA sont ses points forts. Ce progiciel de Multidata gère également la production de l’entreprise par la planification.

Les profits pour l’utilisation d’un PGI

Le PGI apporte en premier lieu une valeur financière par l’augmentation de la productivité. Cela est expliqué par la diminution et de la maitrise des couts de gestion de l’information. Disponible sur site internet, la totalité des informations est gérée via une plateforme accessible à tous les cadres de l’entreprise. La maitrise évite les erreurs de dossier et la redondance d’information. Ainsi, le partage de données internes et externes est facilité par une coordination sans faille.

Produits personnalisés

Le site zaprinta.com est une plateforme en ligne qui vous permettra de vous procurer des objets personnalisés. Vous pourrez commander divers produits par l’intermédiaire de la livraison gratuite et rapide. Vous ne perdrez pas de temps non plus car la livraison se fait chez vous. Il n’y a aucun frais caché et les produits sont de haute qualité. On trouve sur le site deux objets personnalisés phares : les stylos personnalisés et les plaques de maison. Vous pourrez contacter le service client par téléphone, e-mail et sur leur page Facebook.

Tout d’abord, on trouve les stylos personnalisés sur le site zaprinta.com à moindre coût. Vous y trouverez un large choix de couleurs, de modèles et une possibilité d’avoir plusieurs lots. Il existe des stylos promotionnels où vous pourrez y inscrire le logo de votre entreprise ou celui d’un événement privé comme un mariage. Vous pourrez choisir des stylos transparents, de toutes les couleurs et même rétractables. On peut aussi trouver des stylos métalliques ou en aluminium. Il existe deux choix pour les lots de stylos. Vous pouvez opter pour des stylos bon marché ou bien des stylos de luxe. Tout dépend de l’endroit où vous souhaitez les distribuer.

Ensuite, il y a les plaques de maison. Elles sont faites à la main, 100% écologique et de haute qualité. Sur le site, vous pourrez effectuer un devis gratuit afin de savoir quelle sonnette vous correspondra le mieux. C’est le meilleur moyen afin de rehausser la façade de votre maison. Il existe de multiples choix comme des plaques de maisons personnalisées où vous pourrez y inscrire quelque chose, celles portant uniquement un numéro ou bien celles avec une sonnette intégrée. Si vous optez pour des plaques de maison, vous pourrez choisir la couleur que vous souhaitez, le matériel utilisé et tout cela à moindre coût.

Bob Comptabilité

Le logiciel Bob comptabilité figure parmi les plus performants. Il est considéré comme le must parmi les logiciels de gestion et comptabilité de vos finances. Ce qui explique en partie l’engouement des entreprises pour cet outil qui leur offre des avantages à presque tous les niveaux. Les détails y afférents se trouvent dans la suite de cet article.

Pourquoi l’utiliser ?

Dans l’exercice de votre profession de comptable, vous aurez sûrement besoin d’un logiciel de comptabilité qui convient à vos besoins. Il a été conçu pour ceux qui veulent être autonomes, de plus les fonctionnalités sont faciles à utiliser. Les tâches récurrentes sont automatisées, ce qui réduit les erreurs et simplifie votre travail. L’outil vous donne également une vue détaillée de votre entreprise en tout temps. Un des atouts de ce logiciel est sa possibilité de personnalisation et son adaptation facile à votre façon de travailler. Ce produit est disponible sur le site internet spécialisé www.Multidata.lu

Les avantages

Facile et simple à installer ce logiciel de gestion distribué par www.Multidata.lu ou autre site internet offre divers avantages autant pour les comptables indépendants que pour les entreprises œuvrant dans le domaine. En effet, vous pouvez adapter le programme à votre propre style en personnalisant les vues. Quelques clics suffisent à exécuter toutes vos activités via le bureau et l’outil de rapport. Toutes les fonctions sont instantanément visibles ce qui témoigne de sa flexibilité et visibilité. La saisie, le suivi des comptes débiteurs… est facilité par ce logiciel quasi intuitif. Chaque utilisateur peut profiter d’un écran large et ergonomique à haute résolution qui rend votre travail plus fiable tous les jours. En outre, la technologie avancée dont jouit cet outil utilise une base de données SQL, ce qui lui confère encore plus de performance. Le logiciel met également en évidence les avantages technologiques de Windows, mais préserve également les habitudes individuelles des petites et moyennes entreprises.

Bob compta : un logiciel indispensable dans une entreprise

Un grand nombre de sociétés tirent profit de l’utilisation de la nouvelle technologie comme bob compta pour l’informatisation des données dans leur espace de travail. Dorénavant, cette méthode tient la place de l’emploi des paperasses, lesquelles sont de plus en plus archaïques.

La spécificité de la Gestion électronique des documents ou GED

C’est un outil de travail électronique qui permet de gérer tout dossier au sein d’une société ; il consiste à archiver, traiter, rechercher les informations se trouvant auparavant dans des papiers. La mise en place de cette GED présente des atouts comme la conservation des documents plus sécurisée et fiable évitant donc le risque de perte des informations. Actuellement, Multidata aide pour toute assistance et maintenance en la matière. Notez qu’il existe des pays où l’on trouve des entreprises qui pratiquent déjà la GED.

Des plateformes pour une comptabilité en ligne

Des experts informatiques ont aussi créé un site internet permettant à réaliser une comptabilité en ligne. Il est clair que cet outil de travail présente beaucoup d’avantages. Il permet par exemple de réduire le nombre de personnels dans une entreprise. C’est le cas parce qu’un seul employé suffit pour gérer plusieurs chaines de traitement d’un document. Il n’est donc plus nécessaire de dépenser de l’argent en termes d’embauche.

La caractéristique du fameux programme Bob compta

C’est un logiciel qui permet d’effectuer toute opération comptable dans une société. En choisissant le logiciel de Multidata, une entreprise peut faire de façon automatique toute transaction comptable à savoir l’écriture, le suivi, et le bilan comptable. Il est possible de télécharger ce programme sur un site internet approprié. Beaucoup de privilèges peuvent être acquis en utilisant ce logiciel à savoir l’authenticité des transactions comptables, la possibilité de suivi journalière en matière de recette et des dépenses, par la suite, on peut connaitre en temps réel la productivité de la société. On a plus besoin de se déplacer quant aux opérations bancaires. Pour manipuler convenablement le logiciel il faut le maîtriser. Une formation s’impose donc.

Présentation du logiciel Bob comptabilité

BOB comptabilité est un logiciel intégré conçu pour permettre aux PME Belges et luxembourgeoises de gérer leur comptabilité d’une manière rapide, efficace et légale, Il s’agit d’un logiciel intuitif, adaptable à l’environnement de chaque entreprise et qui propose des mises à jour automatiques, il peur être personnalisé selon les besoins de chaque société.

En l’automatisant, il est cabale de s’occuper des tâches les plus répétitives permettant une meilleure focalisation sur les buts primordiaux de l’entreprise. Il permet la création et la transmission de documents légaux à travers un lien direct disponible sur le logiciel conformément aux lois belges et luxembourgeoise. Bob comptabilité facilite la prise de décisions car il permet un suivi détaillé et en temps réel des performances de l’entreprise. Le logiciel est téléchargeable directement sur le site officiel.

Les fonctionnalités
Le logiciel propose plusieurs fonctionnalités essentielles à une gestion comptable efficace et précise :
Exportation des statistiques sur plusieurs formats ;
Un suivi au jour le jouc et un historiques détaillé des déclarations officielles et des documents légaux ;
Comptabilité générale et comptabilité analytique ;
Possibilité de réaliser des notes d’audit ;
Lien direct pour envoyer les documents légaux sans la nécessite de se déplacer ;
Un suivi précis et détaillé des dettes et créances ainsi que des payements,
Le client est immédiatement informe sur chaque nouvelle fonctionnalité.

Les services

Le site responsable de la création du logiciel, propose plusieurs services d’accompagnement et d’assistance pour que les clients puissent l’utiliser d’une manière optimale, conforme aux législations et sans contraintes :
Des mises à jour automatiques et légales ;
Un département d’assistance par e-mail et par téléphone ;
Un service de formation individuel ou en groupe, à distance ou sur place ;
Des manuels pratiques et des guides détaillés sur le logiciel et sur la pratique comptable ;
Accès immédiat aux nouvelles versions.

Solutions GED : pour qui, pour quoi ?

Entrepreneurs, la GED, Gestion électronique des documents, pourrait bien vous rendre de grands services.

Destinée aux entreprises petites ou grandes, mais aussi aux administrations, la GED est une solution logicielle et matérielle visant à regrouper et archiver toutes les sources de données au sein d’une organisation. Chaque organisation gère des données d’origines multiples, c’est le multidata : des documents papiers, des documents bureautique, des documents issus d’un logiciel comptable, des photographies.

L’objectif de la GED est de permettre un accès centralisé et organisé à cet ensemble de données pour améliorer la productivité de l’entreprise. De nombreux prestataires, par exemple la société Multidata, vous proposent des solutions adaptées à votre entreprise. Quelque soit le prestataire choisi, les étapes d’un projet GED sont sensiblement identiques.

Acquérir les documents
Il s’agit de collecter tous les documents gérés par l’entreprise. Pour les documents papier, la solution consistera à utiliser un scanner, éventuellement associé à l’utilisation d’un logiciel OCR (technique de reconnaissance du texte). Le GED fera aussi le lien avec votre logiciel comptable en récupérant les documents produits par ce dernier. Les documents électroniques existants comme les pdf ou les fichiers issus de logiciels bureautique seront eux aussi intégrés à la base de données.

Indexer les documents
Afin d’optimiser les recherches et de garantir un accès rapide et efficace à un fichier, chaque document va être indexé à l’aide de mots-clés et de métadonnées comme le titre, l’auteur, la source, la date… etc.

Stocker et sécuriser les données
Différents supports de stockage peuvent être proposés. L’objectif est d’assurer la sécurité matérielle des données (par exemple en cas d’incendie) mais aussi la confidentialité des données et leurs sauvegardes régulières.

Diffuser les documents
L’accès à la plate-forme de diffusion peut se faire par internet ou via un intranet. Un simple lien permettra alors d’accéder rapidement au document recherché.

La gestion électronique de documents

De nos jours, toutes les professions se doivent de conserver une base documentaire afin d’obéir à une réglementation ou pour un suivi clair et précis des missions qui sont accomplies.
Le stockage nécessite, donc, un espace important pour entreposer ces documents.
C’est pourquoi, un logiciel GED, de Gestion Electronique de Documents permet de tout centraliser informatiquement sur un site internet.

La GED sur le terrain.
De plus en plus de professionnels travaillent à distance et en collaboration avec des partenaires. Il est donc important d’avoir un accès facilité et simultané à la base de données grâce à un logiciel GED accessible de n’importe où, sur un site internet sécurisé comme l’intranet. Le processus de classement de la GED est mis en place pour simplifier le travail de chacun et est répertorié suivant une nomenclature individualisée. Le “zéro papier” prend tout son sens grâce à la GED.

Les performances de la GED.
La gestion électronique des documents est de plus en plus prisée par les entreprises. Un accès sécurisé par identifiant, permet aux personnes habilités de consulter, de compléter, de classer et d’archiver les documents. Un journal d’activité liste les accès journaliers et les modifications éventuelles. La protection des documents est optimale.
Le contexte professionnel actuel est exigent. C’est pourquoi, il est primordial de suivre l’évolution des systèmes de gestion documentaire multidata qui s’adapte aux besoins et aux objectifs de chaque domaine d’activité.
Un point à ne pas négliger est le budget destiné à l’équipement informatique permettant de bénéficier à ces outils multidata.

Le budget de la GED.
Comme tous les logiciels, le coût varie forcément. L’équipement regroupe tout d’abord, la licence du logiciel, les serveurs, l’espace de stockage nécessaire et les périphériques comme le scanner permettant de numériser les documents. De plus, dans une PME, le nombre d’utilisateur détermine le prix du logiciel.
Il est obligatoire d’adapter et paramétrer le logiciel en fonction de l’activité exercée. Se rajoute une formation permettant d’utiliser le logiciel de façon optimale et enfin, sécuriser l’utilisation quotidienne du logiciel avec une maintenance et une bonne assistance en cas de soucis.

Au final, la gestion électronique des données est une nouvelle façon de travailler dont le gain de productivité s’en fait ressentir sur le long terme.
Si la gestion documentaire ne fait pas parti intégrante d’une profession dont le volume documentaire est important, il semble facultatif d’investir dans cet outil.

Zoom sur La GED

L’efficacité et la productivité d’une entreprise sont entièrement liées à son organisation. Une méthode de gestion infaillible passe par plusieurs techniques et dans ce domaine la GED est de plus en plus répandue. Ce procédé consiste à gérer les documents depuis leurs créations ou leurs acquisitions jusqu’à leurs archivages en passant par leurs stockages, leurs diffusions et leurs classements. Cliquez ici pour accéder au site web www.multidata.lu et obtenir plus de détails sur les marches à suivre pour une dématérialisation de documents pratique.

Les avantages de la gestion électronique des documents
La GED est en vogue puisqu’elle permet aux établissements de faire des économies non négligeables en temps et en argents. En effet avec moins de supports imprimés, la société épargne le budget consacré aux papiers, à l’encre et à la maintenance des imprimantes. En ce qui concerne le temps, grâce à ce dispositif d’organisation les documents sont transmis instantanément aux employés concernés pour éviter la perte de temps dans la distribution et dans la recherche des informations. De plus, les fichiers sont accessibles à tous les salariés à tout moment. Cet outil est donc une alternative utile pour gérer les flux de documents et améliorer leurs traçabilités.

Les limites du système
Malgré son côté fonctionnel, des formations sont nécessaires pour maitriser complètement un logiciel de GED . Cet accompagnement couvre la mise en place du réseau ainsi que la maîtrise des procédures et des outils de l’utilitaire. Le site web www.multidata.lu fournit des informations complètes sur les modalités de cet apprentissage. En ceux qui concernent les archivages, le logiciel ne prend en charge que les textes. Pour les autres formats audio et vidéo, il faudrait attendre une version plus performante. Cliquez ici pour avoir un large aperçu du fonctionnements de ces logiciels.

Focus sur la gestion électronique des documents

L’ère numérique avec l’explosion de l’informatique et d’interne s’est développée dans les administrations et les collectivités territoriales, mais aussi dans le secteur marchand. Plus de 10 % des acteurs économiques ont totalement repensé leur fonctionnement avec l’arrivée de l’ère numérique.

Au cœur du sujet, la gestion électronique des documents qui permet de véhiculer plus d’informations entre collaborateurs en interne et vers les clients/usagers, en externe.

Pour en savoir plus, rien de tel que d’entrer les mots clés “gestion électronique du courrier” pour découvrir une multitude de solutions GED et des articles de fonds sur les enjeux sociétaux de cette révolution numérique.

EN QUOI CONSISTE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS ?

A l’aide d’un scanner et d’un logiciel spécifique, tout document entrant ou sortant peut être traité en version informatique. Tout document devient ainsi accessible au choix en interne ou pour les usagers. Il est ensuite archivé et peut être consultable par une recherche multicritère. La version papier peut être conservée et archivée, selon le type de document et la politique de gestion en interne.

EN SAVOIR PLUS SUR LES AVANTAGES DE LA GED

Indéniablement ce procédé permettra un gain de temps, de visibilité et de productivité qui bénéficieront à l’ensemble des acteurs. On estime à plus de 40% le gain en terme de productivité. La traçabilité des documents sera garantie. Les conditions de travail s’en trouveront améliorées.
Les solutions de GED intègrent toute la sécurité requise pour des documents de travail confidentiels et contractuels. Pour plus d’infos et vous faire une idée, allez sur les sites de GED ou sur des forums.

LA GESTION ELECTRONIQUE DU COURRIER

Pour plus d’infos, les Worklow sont particulièrement adaptés pour la gestion électronique du courrier. Il s’agit d’une gestion automatisée des différentes tâches étapes par étapes.