Présentation du logiciel Bob comptabilité

BOB comptabilité est un logiciel intégré conçu pour permettre aux PME Belges et luxembourgeoises de gérer leur comptabilité d’une manière rapide, efficace et légale, Il s’agit d’un logiciel intuitif, adaptable à l’environnement de chaque entreprise et qui propose des mises à jour automatiques, il peur être personnalisé selon les besoins de chaque société.

En l’automatisant, il est cabale de s’occuper des tâches les plus répétitives permettant une meilleure focalisation sur les buts primordiaux de l’entreprise. Il permet la création et la transmission de documents légaux à travers un lien direct disponible sur le logiciel conformément aux lois belges et luxembourgeoise. Bob comptabilité facilite la prise de décisions car il permet un suivi détaillé et en temps réel des performances de l’entreprise. Le logiciel est téléchargeable directement sur le site officiel.

Les fonctionnalités
Le logiciel propose plusieurs fonctionnalités essentielles à une gestion comptable efficace et précise :
Exportation des statistiques sur plusieurs formats ;
Un suivi au jour le jouc et un historiques détaillé des déclarations officielles et des documents légaux ;
Comptabilité générale et comptabilité analytique ;
Possibilité de réaliser des notes d’audit ;
Lien direct pour envoyer les documents légaux sans la nécessite de se déplacer ;
Un suivi précis et détaillé des dettes et créances ainsi que des payements,
Le client est immédiatement informe sur chaque nouvelle fonctionnalité.

Les services

Le site responsable de la création du logiciel, propose plusieurs services d’accompagnement et d’assistance pour que les clients puissent l’utiliser d’une manière optimale, conforme aux législations et sans contraintes :
Des mises à jour automatiques et légales ;
Un département d’assistance par e-mail et par téléphone ;
Un service de formation individuel ou en groupe, à distance ou sur place ;
Des manuels pratiques et des guides détaillés sur le logiciel et sur la pratique comptable ;
Accès immédiat aux nouvelles versions.

Solutions GED : pour qui, pour quoi ?

Entrepreneurs, la GED, Gestion électronique des documents, pourrait bien vous rendre de grands services.

Destinée aux entreprises petites ou grandes, mais aussi aux administrations, la GED est une solution logicielle et matérielle visant à regrouper et archiver toutes les sources de données au sein d’une organisation. Chaque organisation gère des données d’origines multiples, c’est le multidata : des documents papiers, des documents bureautique, des documents issus d’un logiciel comptable, des photographies.

L’objectif de la GED est de permettre un accès centralisé et organisé à cet ensemble de données pour améliorer la productivité de l’entreprise. De nombreux prestataires, par exemple la société Multidata, vous proposent des solutions adaptées à votre entreprise. Quelque soit le prestataire choisi, les étapes d’un projet GED sont sensiblement identiques.

Acquérir les documents
Il s’agit de collecter tous les documents gérés par l’entreprise. Pour les documents papier, la solution consistera à utiliser un scanner, éventuellement associé à l’utilisation d’un logiciel OCR (technique de reconnaissance du texte). Le GED fera aussi le lien avec votre logiciel comptable en récupérant les documents produits par ce dernier. Les documents électroniques existants comme les pdf ou les fichiers issus de logiciels bureautique seront eux aussi intégrés à la base de données.

Indexer les documents
Afin d’optimiser les recherches et de garantir un accès rapide et efficace à un fichier, chaque document va être indexé à l’aide de mots-clés et de métadonnées comme le titre, l’auteur, la source, la date… etc.

Stocker et sécuriser les données
Différents supports de stockage peuvent être proposés. L’objectif est d’assurer la sécurité matérielle des données (par exemple en cas d’incendie) mais aussi la confidentialité des données et leurs sauvegardes régulières.

Diffuser les documents
L’accès à la plate-forme de diffusion peut se faire par internet ou via un intranet. Un simple lien permettra alors d’accéder rapidement au document recherché.

La gestion électronique de documents

De nos jours, toutes les professions se doivent de conserver une base documentaire afin d’obéir à une réglementation ou pour un suivi clair et précis des missions qui sont accomplies.
Le stockage nécessite, donc, un espace important pour entreposer ces documents.
C’est pourquoi, un logiciel GED, de Gestion Electronique de Documents permet de tout centraliser informatiquement sur un site internet.

La GED sur le terrain.
De plus en plus de professionnels travaillent à distance et en collaboration avec des partenaires. Il est donc important d’avoir un accès facilité et simultané à la base de données grâce à un logiciel GED accessible de n’importe où, sur un site internet sécurisé comme l’intranet. Le processus de classement de la GED est mis en place pour simplifier le travail de chacun et est répertorié suivant une nomenclature individualisée. Le “zéro papier” prend tout son sens grâce à la GED.

Les performances de la GED.
La gestion électronique des documents est de plus en plus prisée par les entreprises. Un accès sécurisé par identifiant, permet aux personnes habilités de consulter, de compléter, de classer et d’archiver les documents. Un journal d’activité liste les accès journaliers et les modifications éventuelles. La protection des documents est optimale.
Le contexte professionnel actuel est exigent. C’est pourquoi, il est primordial de suivre l’évolution des systèmes de gestion documentaire multidata qui s’adapte aux besoins et aux objectifs de chaque domaine d’activité.
Un point à ne pas négliger est le budget destiné à l’équipement informatique permettant de bénéficier à ces outils multidata.

Le budget de la GED.
Comme tous les logiciels, le coût varie forcément. L’équipement regroupe tout d’abord, la licence du logiciel, les serveurs, l’espace de stockage nécessaire et les périphériques comme le scanner permettant de numériser les documents. De plus, dans une PME, le nombre d’utilisateur détermine le prix du logiciel.
Il est obligatoire d’adapter et paramétrer le logiciel en fonction de l’activité exercée. Se rajoute une formation permettant d’utiliser le logiciel de façon optimale et enfin, sécuriser l’utilisation quotidienne du logiciel avec une maintenance et une bonne assistance en cas de soucis.

Au final, la gestion électronique des données est une nouvelle façon de travailler dont le gain de productivité s’en fait ressentir sur le long terme.
Si la gestion documentaire ne fait pas parti intégrante d’une profession dont le volume documentaire est important, il semble facultatif d’investir dans cet outil.

Zoom sur La GED

L’efficacité et la productivité d’une entreprise sont entièrement liées à son organisation. Une méthode de gestion infaillible passe par plusieurs techniques et dans ce domaine la GED est de plus en plus répandue. Ce procédé consiste à gérer les documents depuis leurs créations ou leurs acquisitions jusqu’à leurs archivages en passant par leurs stockages, leurs diffusions et leurs classements. Cliquez ici pour accéder au site web www.multidata.lu et obtenir plus de détails sur les marches à suivre pour une dématérialisation de documents pratique.

Les avantages de la gestion électronique des documents
La GED est en vogue puisqu’elle permet aux établissements de faire des économies non négligeables en temps et en argents. En effet avec moins de supports imprimés, la société épargne le budget consacré aux papiers, à l’encre et à la maintenance des imprimantes. En ce qui concerne le temps, grâce à ce dispositif d’organisation les documents sont transmis instantanément aux employés concernés pour éviter la perte de temps dans la distribution et dans la recherche des informations. De plus, les fichiers sont accessibles à tous les salariés à tout moment. Cet outil est donc une alternative utile pour gérer les flux de documents et améliorer leurs traçabilités.

Les limites du système
Malgré son côté fonctionnel, des formations sont nécessaires pour maitriser complètement un logiciel de GED . Cet accompagnement couvre la mise en place du réseau ainsi que la maîtrise des procédures et des outils de l’utilitaire. Le site web www.multidata.lu fournit des informations complètes sur les modalités de cet apprentissage. En ceux qui concernent les archivages, le logiciel ne prend en charge que les textes. Pour les autres formats audio et vidéo, il faudrait attendre une version plus performante. Cliquez ici pour avoir un large aperçu du fonctionnements de ces logiciels.

Focus sur la gestion électronique des documents

L’ère numérique avec l’explosion de l’informatique et d’interne s’est développée dans les administrations et les collectivités territoriales, mais aussi dans le secteur marchand. Plus de 10 % des acteurs économiques ont totalement repensé leur fonctionnement avec l’arrivée de l’ère numérique.

Au cœur du sujet, la gestion électronique des documents qui permet de véhiculer plus d’informations entre collaborateurs en interne et vers les clients/usagers, en externe.

Pour en savoir plus, rien de tel que d’entrer les mots clés “gestion électronique du courrier” pour découvrir une multitude de solutions GED et des articles de fonds sur les enjeux sociétaux de cette révolution numérique.

EN QUOI CONSISTE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS ?

A l’aide d’un scanner et d’un logiciel spécifique, tout document entrant ou sortant peut être traité en version informatique. Tout document devient ainsi accessible au choix en interne ou pour les usagers. Il est ensuite archivé et peut être consultable par une recherche multicritère. La version papier peut être conservée et archivée, selon le type de document et la politique de gestion en interne.

EN SAVOIR PLUS SUR LES AVANTAGES DE LA GED

Indéniablement ce procédé permettra un gain de temps, de visibilité et de productivité qui bénéficieront à l’ensemble des acteurs. On estime à plus de 40% le gain en terme de productivité. La traçabilité des documents sera garantie. Les conditions de travail s’en trouveront améliorées.
Les solutions de GED intègrent toute la sécurité requise pour des documents de travail confidentiels et contractuels. Pour plus d’infos et vous faire une idée, allez sur les sites de GED ou sur des forums.

LA GESTION ELECTRONIQUE DU COURRIER

Pour plus d’infos, les Worklow sont particulièrement adaptés pour la gestion électronique du courrier. Il s’agit d’une gestion automatisée des différentes tâches étapes par étapes.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (Entreprise Resource Planning en Anglais) est une application qui permet de coordonner l’ensemble des activités d’une entreprise. On parle aussi de « Progiciel de Gestion intégré » (PGI).

Multidata fournit ce type d’application aux entreprises. Les activités concernées peuvent aussi bien être verticales (comme la production ou l’approvisionnement) qu’horizontales (le marketing, les ventes, la gestion des ressources humaines…) et peuvent ainsi être regroupées autour d’un unique système d’information. C’est ce même système d’information qui servira ensuite à la transmission de l’information, à son traitement et à sa diffusion au sein de l’entreprise.

L’ERP entreprise est donc une solution logicielle qui peut faire office de support organisationnel pour toute l’entreprise et qui vise une gestion globale et simplifiée. Sa mise en place consiste en l’intégration du logiciel dans les services de l’entreprise. Après un paramétrage spécifique aux activités de celle-ci et une appropriation des utilisateurs, il doit permettre d’offrir une vue logique et pertinente dans tous les modules du système d’information. Une Solution ERP est un véritable projet stratégique de transformation qui nécessite une mobilisation complète de l’entreprise et notamment de la direction générale de celle-ci. En effet sa mise en place entraîne de nombreux changements en commençant par les habitudes de travail des employés.

Cet outil informatique s’il correspond aux activités de l’entreprise présente de très nombreux avantages.

Grâce au logiciel ERP, les processus de gestion sont optimisés, l’information devient cohérente et homogène. De plus un tel partage du système d’information facilite aussi bien la communication interne à l’entreprise que la communication externe.

Ce logiciel minimise aussi les coûts du service informatique de l’entreprise (maintenance corrective, synchronisation des traitements…) et permet une diminution du nombre de salariés affectés à la saisie comptable. Pour finir et ce dernier point est essentiel, l’ERP entreprise entraîne une maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement. C’est une profonde révision de l’organisation des tâches, une standardisation bénéfique de tous les processus.

La solution ERP, c’est donc un logiciel à la pointe de la technologie qui permet d’optimiser la croissance de l’entreprise par une maîtrise accrue de toutes ses activités. Cet outils est encore en plein développement et son évolution technique continue aujourd’hui son accélération.  Cliquez ici pour en savoir plus.

L’archivage électronique de documents, un outil qui suit la ligne

Depuis la course vers la mondialisation, les technologies n’ont cessés de progressé à un rythme dépassant celui du développement humain. Les documents administratifs, jadis classées manuellement et un par uns, sont actuellement soumis à une mutation vers un classement automatique, électronique. Cet archivage électronique a précédé la mutation vers les documents électroniques.

L’archivage électronique : mais qu’est-ce que c’est exactement ?

Comme sa dénomination l’indique, il s’agit d’un classement de documents sous une base de données quelconque en vue par la suite d’une consultation ou usage dans un futur proche ou non. Dans la pratique, il commence dès la création même des documents. Il est cependant à noter que la durée de vie du document varie suivant son fond.

En quoi consiste-t-il ?

Pour ce qui est de l’archivage électronique, il consiste à mettre en œuvre un ensemble d’actions, d’outils ainsi que des méthodes qui consisteront par la suite à collecter, identifier, classer, conserver, puis communiquer et enfin détruire à l’échéance des documents numériques, ou plus précisément leur contenu. Ce processus recours cependant à plusieurs domaines de la maîtrise informatique comme la gestion électronique des documents qui se réfère aux collectes jusqu’à la souscription du contenu, la sécurité des systèmes, le stockage, ainsi que les différents outils de conservation des documents dans le long terme. Il existe aujourd’hui des site web spécialisés qui offrent en un volet complet toutes ses services.

Des entreprises spécialisées en archivage électroniques

L’évolution perpétuelle de la technologie a donné naissance à ces entreprises. Ils sont généralement visibles sur internet sous forme de site web, où de simples indications comme cliquez ici ouvrent l’accès. Il en est ainsi du site www.multidata.lu. Grâce à cette entreprise, votre fonction administrative sera allégée. Pour plus d’information, cliquez ici www.multidata.lu

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Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

L’archivage électronique peut être défini par l’ensemble des actions mis en œuvre pour conserver sur du plus ou moins long terme des informations dans le but de les exploiter. En dehors de l’idée de stockage, l’archivage électronique peut aussi être défini par le fait d’identifier, de recueillir, de classer et de conserver ses informations. La plupart du temps ces informations serviront à alimenter la base de données. Il faut savoir que l’archivage peut se faire en interne ou en externe comme sur le site web multidata.lu.

Quels sont les avantages de l’archivage électronique ?
L’archivage électronique possède de nombreux avantages. On retrouve entre autre le gain de place, de temps et d’argent pour l’entreprise. Il ‘y a plus besoin de stocker les documents, les locaux peuvent être utilisés pour autres choses. De plus, il est extrêmement facile d’accéder aux dossiers voulus car ils peuvent être consultés à distance. Enfin, il est rapide de retrouver les dossiers voulu car ils sont souvent archivés par dossiers, contenus, mots clés et il suffit de cliquez ici

Comment bien choisir son support ?
Le support utilisé pour stocker les documents dépendra de nombreux facteurs. Il faut tenir en compte le volume à stocker, la fréquence d’utilisation et de consultations des dossiers et la politique de sécurité de l’entreprise. Pour une petite entreprise, une clé USB ou un disque dur externe suffira. Néanmoins pour les plus grosses enseignes, il faudra se tourner vers des serveurs sur Internet appelé « cloud », sur un site web comme multidata.lu ou utilisé ses propres serveurs. Il faudra juste cliquez ici pour y accéder. A noter que la durée de vie de certain support est plus ou moins limitée. De plus, les supports de stockages numériques sont en perpétuelles évolutions.

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L’art de la présentation des gâteaux

support à gateauxLa pâtisserie est compliquée.  Réussir des gâteaux à la fois bon et esthétique relève de l’art.

La précision dans les pâtisseries
La pâtisserie exige de la précision.  Contrairement à la cuisine classique dans laquelle le feeling peut parfois suffire, la pâtisserie exige une précision extrême.  La réussite d’une recette peut se jouer sur quelques grammes en plus ou en moins d’un ingrédient particulier.

L’association de saveurs
L’association subtile des saveurs est également fondamentale en pâtisserie.  Voici quelques associations de saveurs qui fonctionnent bien :
– Fraise, menthe
– Chocolat noir, épice ( 5 épices, poivre, fleur de sel, piment )
– Chocolat noir, gingembre
– Citron vert, basilic
– Framboise, anis
– Pamplemousse, coquelicot
– Pêche, cardamome
– Mangue, coco, citron vert
– Fraise, avocat
– Caramel, banane
– Chocolat au lait, fruit de la passion

L’esthétique
Beaucoup de grands pâtissiers dessinent leurs gâteaux avant de les réaliser.  En effet, l’esthétique a une improtance primordiale dans la pâtisserie.  Un gâteau délicieux mais hideux (!) sera considéré comme raté ce qui n’est pas toujours le cas pour un autre plat.

La présentation
La présentation des gâteaux dans des supports adaptés jouent également beaucoup.  Vos Gâteaux doivent être présentés dans des supports adaptés.  Il en existe de toutes sortes, vous pouvez voir un aperçu sur le site www.vosgateaux.com.
Ils sont disponibles en plusieurs formes, plusieurs tailles, parfois à étages.
Un présentoir à gâteau peuvt être fabriqué en polystyrène, en métal ou même en carton.  En effet, certains présentoirs sont destinés à une utilisation unique à l’occasion d’un événement (mariage, anniversaire,…).

Principe de la gestion électronique de document

En ce moment, le meilleur moyen d’organiser ces documents est de faire appel à la gestion électronique. C’est une pratique qui consiste à utiliser des procédés informatisés afin d’arranger les informations ainsi que les documents informatiques. Le principe est de confier ces informations à une organisation qui va réaliser la gestion proprement dite.

Principe de la gestion électronique de document

Dans la réalisation, l’organisation qui propose l’offre effectue l’acquisition des documents. Ces documents peuvent être sous papier ou encore sous forme numérique. Dans le cas où les documents sont sur papier, les professionnels les scans jusqu’au dernier afin de les rendre numérique. De ce fait, il est bien plus facile d’archiver l’ensemble. Une fois que les dossiers réunis, ils effectuent le traitement de toutes les informations pour l’exploitation soit une réussite. Pour en savoir plus sur la pratique, le site internet multidata.lu dispose des informations relatives à la gestion. Toujours pour la gestion, les expert de l’agence réalise le stockage des documents afin qu’ils puissent être usager par la suite.

Avantages de la gestion électronique

Avec une gestion électronique, les organisations auront la possibilité de mieux maitriser les informations. Dans cette éventualité, ces dossiers seront facilement accessibles à tous moment. Grâce à ce mode gestion, on peut obtenir une meilleure version de tous les documents. En effet, les informations seront référencées de manière unique. Les accès aux dossiers seront entièrement protéger, de ce fait, ces documents ne seront disponibles que pour les personnes concerné. Les documents confier à ces organisations sont tout à fait unique pour éviter les duplicata. De plus, ces informations seront mises à jour afin de garder leur intégralité intact. Afin d’en savoir plus sur d’autre avantage, multidata.lu offre les informations utile pour l’ensemble. Ce site internet dispose de toutes les indications nécessaires pour la gestion électronique.

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