La GED

La Gestion électronique des documents est un procédé par lequel la gestion des informations et des documents électroniques est facilitée. Elle se fait par le biais de l’usage d’outils informatiques et de logiciels spécialisés. Elle permet l’indexation, le classement et le stockage des informations de l’entreprise. Elle donne donc accès aux informations antérieures à l’entreprise. La GED est aussi un outil essentiel au partage de documents en interne et rarement vers l’extérieur de l’entreprise. C’est le cas du site web. L’usage de la Gestion électronique des documents suit impérativement 4 étapes cruciales : l’acquisition, le traitement, le stockage, et enfin la diffusion.

L’acquisition

L’acquisition des documents se fait par la transformation ou bien l’intégration de l’information située dans les documents papier en document électronique. Elles sont donc transcrites et numérisées à l’aide de divers techniques et technologies informatiques. Les documents papier pourront par la suite être détruits ou archivés.

Le traitement

Cette étape consiste à l’indexation des documents. Il existe deux types d’indexation : l’indexation par type, et l’indexation par concept ou mots clés. L’indexation par type est le fait de classer les documents par métadonnées pour ensuite mieux les retrouver dans les moteurs de recherches.

Le stockage

Il consiste à définir le support de stockage, l’organisation de stockage, le lieu de stockage, la durée des conservations des documents ainsi que la mise en œuvre des sauvegardes.

La diffusion

Elle peut se faire en interne ou bien en externe. Aussi bien dans le site web que dans d’autres supports informatiques.

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Une installation réseau pour travailler en équipe

Un réseau d’entreprise est indispensable pour partager les données internes de l’entreprise. Il permet en plus d’accéder aux réseaux externes : site web, extranet, cloud. Le réseau est à la fois un lien interne et externe, quelle que soit la technologie choisie.
Selon la taille et le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pourrez choisir entre plusieurs typologies de réseaux : Lan, VLan, Wan ou encore wifi. Le site web est avant tout la vitrine de l’entreprise, il peut être hébergé en local ou sur un serveur externe. Dans tous les cas, la rapidité et la fiabilité de l’accès aux données doivent être la priorité.

Une installation réseau sécurisée

Quelle que soit la technologie retenue, elle devra garantir une totale sécurité pour vos données. Les entreprises sont de plus en plus dépendantes du bon fonctionnement de leur informatique, c’est pourquoi toutes les connexions doivent être parfaitement sécurisées.
Si les menaces actuelles sont bien souvent liées à Internet, il ne faut pas pour autant négliger les risques de pertes de données locales dues à un sinistre (dégât des eaux, incendie) ou à un vol de matériel, voire à de la malveillance. Dans tous les cas, le souci doit être la continuité d’activité et la récupération des données.

Gérer toutes les composantes du réseau

Installer un réseau ne se borne donc pas à fournir le matériel nécessaire. Il s’agit de créer du lien à l’intérieur de l’entreprise. Il faut donc définir les besoins globalement, ce qui inclut de prendre en compte la messagerie, la virtualisation, les systèmes de sauvegarde et de plus en plus les options de cloud computing.
Une solution réseau complète doit prendre en compte tous ces aspects pour faciliter la circulation de l’information dans l’entreprise et avec ses partenaires externes (clients, fournisseurs, institutionnels).

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Le GED, un système nouvelle génération

La gestion s’opère souvent de façon rigoureuse et méthodique surtout la gestion électronique des documents communément connue sous le sigle de GED. Cette nouvelle manière de gérer les documents connaît une ascension fulgurante à l’aube de l’entrée de la nouvelle technologie.

Le GED, un système nouvelle génération
Les site web le définissent comme un système informatisé qui permet de stocker des documents, de les archiver ou de les numériser facilement même grâce à des lien. Il y a différentes versions de ce système mais c’est dans cette terminaison que l’on désigne l’ensemble en générale.

Utilités du système
Les contenus électroniques sont stockés de façon à ce que tout peut être recherché, tout peut être inséré et tout peut être retiré de la plus simple manière qui soit. L’indexation est indéniablement une aide très appréciable du système, facilite l’exploitation du document en question ou de son contenu. La gestion électronique des documents est d’une grande assistance par rapport à cela.

Enjeu économique
Le système, bien que peu connu par plusieurs grandes entreprises, firmes, etc., permet des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, c’est une méthodologie de travail collaboratif. Il faut l’envisager au-delà de sa qualification de logiciel, car une application pratique et évolutive de ce dernier peut apporter des gains financiers considérables.

Il y a plusieurs versions de ce système sous forme de différents types de logiciel, disponibles sur des site web ou des liens affiliés. Chaque logiciel à sa manière de fonctionner et les échanges se font suivant des directives bien définies. Il est impossible de donner une liste exhaustive des logiciels s’appliquant sur ce type de système. Ce qui est sûr c’est que ces derniers visent le même but : stocker facilement des informations, des documents de façon à ce que tout peut se manipuler facilement.

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Gestion électronique des documents

Le système de gestion électronique des documents (GED) est le stockage de documents ou d’informations sans l’utilisation de papiers. Il se fait via d’outils informatiques qui recherchent, classent, archivent et diffusent les documents pour une utilisation plus pratique.

Un système indispensable à l’entreprise
Un document est un fichier électronique avec des informations non structurées mais numérisées tels les fichiers d’applications (LMS, CAD), les fichiers bureautiques (Word, mails, Excel…), les formulaires, les contenus web, les images, les fichiers audio, les vidéos, entre autres.

Les bénéfices de la gestion électronique des documents
Ce système permet d’améliorer la productivité de l’entreprise, il réduit le temps consacré pour archiver et classer les documents. Il réduit le délai d’obtention de documents entre le personnel, offre une meilleure qualité de service à la clientèle et réduit le temps de disponibilité de nouveaux produits. Il améliore la sécurité des documents et réduit les coûts d’impression.

La gestion commerciale ERP
Pour les entreprises commerciales, il est nécessaire de se doter d’un bon outil de gestion commerciale pour la gestion des ventes, des achats et les prestations de services. Le logiciel de gestion commerciale ERP est pratique, il permet de réduire et accélérer le délai de démarches administratives, les opérations de saisie et le traitement des pièces commerciales. Il réalise la comptabilité pour les paiements, les relances, la facturation, les opérations bancaires et exporte les écritures comptables. ERP gère les stocks (étiquettes, inventaires, besoin) et les achats (commandes, réceptions). Il affiche l’historique et le suivi des échanges prospects et clients. Puis, il contient un tableau de bord permettant d’afficher le suivi de chiffre d’affaires et de trésorerie.

Une bonne installation réseau est nécessaire à votre GED. L’ installation réseau permet au personnel de travailler sur les mêmes bases de données et de se connecter à Internet.

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Les avantages de la GED

Pour garantir le bon fonctionnement d’une société, il est nécessaire d’utiliser des moyens techniques performants et faciles à utiliser. Les logiciels ont un rôle essentiel qui aide et facilitent la tâche des personnels. Parmi ceux, la gestion électronique des documents (GED) est la plus utilisée dans les sociétés qu’il soit petit ou grand entreprise.

Qu’est-ce que la GED ?

Par définition, la GED ou gestion électronique des documents est un logiciel permettant l’optimisation de la gestion et l’exploitation des documents. Son objectif principal est la prise en charge de document tel que la capture, la numérisation, la diffusion, le classement, le partage et beaucoup d’autres encore selon les paramètres installés dotés d’une installation réseau.

Les avantages de la GED

La majorité des interactions à l’intérieur et à l’extérieur d’une entreprise se passe aux moyens de documents administratifs comme les signatures de contrats, les bons de commande, les factures, etc. Utiliser la GED procure de nombreux avantages pour une entreprise. Sur le plan organisationnel, il permet de réduire de façon considérable les papiers à archiver. Sur le plan productif, le gain de temps pour la recherche de documents est plus pratique. Le logiciel est doté d’un système de partage de document pour tous les personnels grâce à une installation réseau.

La gestion commerciale ERP

Pour les entreprises commerciales de type PME, il est essentiel d’employer la gestion commerciale ERP afin de couvrir un large périmètre de gestion tel que les achats, les ventes, la comptabilité, la production et les stocks. Le logiciel génère automatiquement les saisies journalières liées aux activités de l’entreprise. Les informations sont ainsi plus fiables et plus précises permettant de consulter en temps réel les flux des entrées et sorties. Grâce à la GED, les entreprises pourront développer et améliorer leur productivité et leur organisation.

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Gestion électronique des documents

Le papier c’est dépassé pour une entreprise qui se veut moderne. De plus en plus, la gestion électronique vient supprimer cette façon de travailler.

Que vous soyez seul ou responsable d’une plus grande entreprise, c’est maintenant qu’il faut agir.

Le papier prend de la place et le diminuer vous fera gagner de l’argent. En effet, l’emplacement de stockage de ces documents pourra vous servir utilement pour autre chose. Que vous ayez une entreprise artisanale ou une agence commerciale, il faut toujours suivre les évolutions si vous voulez être dans la tendance. Une installation réseau vous permet de gagner du temps et donc de l’argent. Une gestion électronique des documents vous libérera du temps pour effectuer d’autres travaux. En effet les documents papier prennent beaucoup plus de temps pour les gérer.

Tous les documents sont concernés. Avec une gestion électronique vous serez à coup sûr gagnant.

Les payes bien sûr qui prennent une grande place mais aussi toutes les déclarations que doit gérer une entreprise. Tout ce qui aujourd’hui du domaine papier se trouvera dès demain sur le cloud grâce à une installation réseau. Une gestion commerciale ERP prendra peut de temps et d’espace dans la vie de l’entreprise. Une gestion électronique des documents vous fera gagner un poste dans une grande entreprise. Celui-ci pourra être libéré pour un autre emploi.

Facile à consulter c’est aussi le grand avantage d’une gestion commerciale ERP.

En un clic vous trouverez ce que vous cherchez. Nul besoin de prendre du temps pour consulter tel ou tel document. Vite répertorié, vite consulté et bien sûr encore plus vite remisé. Nous vivons dans un pays ou la gestion des documents prend de plus en plus d’ampleur. En utilisant cette facilité, vous gagnerez sur tous les points.

Gagner du temps c’est le but de chaque entreprise.

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GED

Système d’acquisition, d’indexation, de gestion, de stockage, d’accès et de consultation, la gestion électronique des documents est un ensemble de logiciels permettant de réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document. De la création à l’archivage des documents papiers passant par leur gestion électronique, la GED est apparue dans les années 80 et contribue selon le cycle de vie de ces documents, à la stabilité de l’information. Aussi permet-elle d’assurer la gestion électronique des documents qui sont hébergés par la gestion des métadonnées.

Développée en vue de faciliter l’accès aux documents au sein des différents départements d’une entreprise, la GED offre un ensemble exhaustif de documents de preuves pour l’entreprise.

Ensemble de documents présents dans la base documentaire, la GED offre plusieurs fonctionnalités de dématérialisation afin de fluidifier la transmission de l’information.

Les étapes de réalisation de la GED

Constituant une évolution dans la sauvegarde des documents, la mise en œuvre de la GED suit quatre étapes essentielles.

1. L’acquisition
Résultat d’un traitement automatisé ou d’une numérisation de supports papiers, l’acquisition est tout simplement la création du document numérique qui s’établit par l’intermédiaire de scanners permettant ainsi d’extraire l’information de ces documents numérisés pour en faire une gestion commerciale ERP.

2. La gestion des documents
C’est l’ensemble des opérations qui recouvrent tout ce qui se passe sur le document après son acquisition. Ceci concerne notamment : la sécurité et les droits d’accès et l’administration du document.

3. Le stockage des documents
Indispensable dans tout processus de numérisation, le stockage de documents est intimement lié à la conservation et à la disponibilité des données dans le temps. Le choix du support de stockage doit être en conformité avec la quantité de données à numériser et de la fréquence de consultation de celle-ci.

4. La diffusion
C’est la mise à la disposition des documents exploitables par les utilisateurs dont l’accès nécessite une installation réseau connectée au système de GED. Cette installation réseau permet de partager, à temps réel, entre les différents départements les de la société la documentation devant impacter sa gestion commerciale ERP.

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De la vectorisation de logo au détourage de photo

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Comment archiver électroniquement des documents ?

Une entreprise manipule des centaines de documents chaque année. Une gestion électronique des documents s’impose pour éviter tout dysfonctionnement entre les services à cause d’une pièce égarée ou perdue.

Quels sont les documents à archiver ?
Tous les documents qui jouent un rôle crucial dans l’activité de l’entreprise doivent être bien stockés. Ces derniers peuvent prendre la forme de documents scannés, de fichiers informatiques tels que textes, tableurs, photos, vidéos, etc. Leur contenu peut être de diverses natures : contrat avec les fournisseurs, cahiers des charges des clients, contrats de travail ou bons de commandes par exemple.

L’intérêt de la gestion informatisée des documents
Les documents ont pour mission de rendre aisée la traçabilité d’une opération. On les sort immanquablement en cas de litige, car ils servent de preuve. Ce ne sont pas tous les dossiers qui circulent dans l’entreprise qui sont pourtant gardés, d’où également l’intérêt de déterminer leur durée de vie. L’utilisation d’un logiciel facilite nettement leur stockage numérique. Cet outil permet aussi de fixer quels sont les départements qui y ont accès et ceci n’est possible que grâce à l’installation réseau de la base de données. L’adoption d’une solution informatisée réduit l’archivage de documents papier qui est trop coûteux et difficile à administrer.

L’utilisation concrète d’un logiciel dans la vie quotidienne de l’entreprise
Concrètement, chaque pièce doit être disponible à n’importe quel moment dès qu’elle est sollicitée par un département. C’est le logiciel d’archivage qui permet d’harmoniser le travail entre les services, puisque la communication passe mieux entre eux. En effet, un utilisateur n’a plus besoin que le document lui arrive par le cahier de transmission avant de traiter les données qui lui sont nécessaires. Une facture bouclée par un vendeur sur un logiciel de gestion commerciale ERP est par exemple immédiatement consultable par la comptabilité. La circulation manuelle du document est ainsi supprimée, car elle réduit le temps de réactivité des décideurs en étant trop chronophage.

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La gestion électronique de documents, une solutiond ‘avenir

La gestion électronique des documents est utile pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leur activité afin de ne pas perdre de temps inutile et d’être plus rentable.

Gestion électronique des documents :

La gestion électronique des documents, dit GED, permet de définir les besoins de chaque départements de votre entreprise, étape par étape afin notamment de centraliser les données et de faciliter leur accès. La principale fonctionnalité d’un logiciel GED est la gestion documentaire qui permet un précieux gain de temps dans la recherche de documents par exemple, afin d’améliorer la productivité de l’entreprise. D’autres fonctionnalités comme la gestion des dossiers mais aussi la gestion de qualité permet de garantir la certification ISO, sans les contraintes liées à cette norme (formulaire, saisie d’enregistrements, formalités administratives) etc.

Gestion commerciale ERP :

Un logiciel ERP (entreprise resource planning ou planification des ressources de l’entreprise) permet de réduire les coûts de production et d’automatiser les processus entre départements par une gestion centrale, mais aussi de rester malgré tout indépendant. Les différents modules inclus dans un logiciel ERP sont : inventaire, approvisionnement, production, ressources humaines, paies etc. Ainsi vos échanges sont simplifiés, votre productivité accélérée et améliorée pour une meilleure rentabilité.

Installation réseau :

Afin d’optimiser la rentabilité et la productivité de votre entreprise, il est indispensable d’installer un réseau au sein de vos locaux, de déterminer le nombre de serveurs qui sont requis pour faire en sorte que la gestion centrale que vous pourriez obtenir grâce aux logiciels GED ET ERP soit possible. Des commutateurs de réseaux sont indispensables afin de relier et connecter les divers serveurs et postes de travail entre eux, ensuite il faudra installer les logiciels ‘serveurs’, puis configurer les commutateurs et enfin sécuriser le réseau. Vous pourrez ensuite installer vos logiciels de gestion électronique des documents.

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