La GED

L’évolution de la technologie a apporté beaucoup de changements dans divers domaines, y compris au sein des entreprises. En effet, désormais dans une société tout se fait via des gadgets électroniques, même le partage des dossiers est géré électroniquement. Connu en tant que gestion électronique des documents, ce genre de procédé est utilisé par les diverses entreprises du moment.

Définition, afin de mieux comprendre ce procédé innovant

La gestion électronique des documents est un moyen utilisé par les entrepreneurs dans l’organisation et la gérance de leurs informations. Finis les papiers manuscrits, maintenant il est possible de tout partager aux employés. Facile à trier et à distribuer, ce genre de logiciel informatique aide à la gestion d’un groupe de salariés que ce soit pour le partage des tâches et des fichiers.

Les points positifs

Ce qui est bien avec la GED c’est qu’il se partage via une installation réseau. De ce fait, tous les salariés peuvent se connecter sur le même réseau dans n’importe quel ordinateur de l’entreprise. Pour la sécurité et la modification des dossiers, ils peuvent se personnaliser. Il est donc possible de donner accès à certains salariés avec un contrôle régulier. Ce qui est bien avec ce système est qu’il s’agit d’un document unique, donc aucun risque qu’il y a un doublon.

Gestion commerciale ERP

La gestion commerciale ERP est un type de GED, celle-ci rend la tâche facile aussi bien pour les salariés que pour l’employeur. Grâce à certains réglages dans l’installation réseau, il est possible de disperser les dossiers selon les besoins de chaque département dans l’entreprise. Ce qui permet d’optimiser la productivité des salariés au sein d’une société qu’elle soit une grande société, une TPE, ou une PME.

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Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents est souvent un calvaire dans beaucoup de petites et grosses entreprises. Que ce soit pour la gestion du stock ou encore pour tout ce qui touche aux inventaires d’une société, la gestion commerciale ERP reste un élément important d’une entreprise.

La gestion électronique des documents    

Par définition, la gestion de documents électronique regroupe l’ensemble des techniques qui permettent au quotidien de mieux gérer les documents d’une entreprise. Cela regroupe bien souvent l’ensemble des technologies informatiques qui permettent de gérer une base documentaire pour votre entreprise dans un cadre commercial ou autre.
Cela comprend le plus souvent un procédé d’acquisition des documents par numérisation par exemple, d’indexation des documents et d’établissement d’une base documentaire propre avec un stockage de l’information parfaitement organisé.

Les étapes en détails

Avant toute chose il faut passer par l’ installation réseau pour pouvoir avoir une gestion commerciale ERP parfaite.
Une fois que la technologie permettant une gestion parfaite est en place, il faut procéder à l’acquisition des documents. La numérisation permet d’intégrer des documents papiers au process. Vous pourrez également y ajouter des pdf ou des documents “Office”. Il faut ensuite passer au traitement avec votre installation réseau. L’information est souvent traitée soit par mot-clé soit par type de document et date. La technologie doit s’adapter au besoin de l’entreprise pour permettre une recherche de document plus simple.

Le stockage et la diffusion des documents

Une problématique de stockage peut apparaître à ce moment puisqu’il n’est pas toujours facile de stocker une grosse quantité de données. Quelques précautions doivent être prises comme par exemple en diversifiant le plus possible les lieux de stockage en cas d’incendie ou d’accident. La diffusion de documents peut enfin passer par des serveurs dédiés.

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Gestion électronique des documents

L’évolution de la technologie permet de faire la gestion électronique des documents qui est un système électronique de traitement des documents utilisé dans les organisations et aussi au sein de Petites et moyennes entreprises. L’ installation réseau fait gagner du temps à ces organisations qui l’utilisent car il accélère les recherches ainsi que l’obtention des informations. Pour le cas du logiciel de gestion commerciale ERP, il permet de maîtriser le processus de vente. L’invention de la gestion électronique des documents permet aux bénéficiaires : d’acquérir, de classer, de stocker, et de consulter les documents.

L’acquisition des documents

L’acquisition se fera en fonction des sources disponibles des documents de l’organisation. Elle peut se faire selon plusieurs façons soit par l’emploi du scanner pour numériser les documents en papiers, soit par l’utilisation des documents électroniques comme les fichiers PDF, les tableurs ; soit par l’intermédiaire des logiciels métiers notamment les logiciels de gestion commerciale ERP; soit à travers des échanges entre les organisations entre les clients et le fournisseur.

Le classement des documents

Pour le classement, ce système permet la mise en place d’un plan de classement commun pour l’ensemble de l’organisation. Le but c’est de pouvoir proposer à tout le membre de l’organisation le faciliter de comprendre et accéder aux informations qu’il en a besoin selon leur

Le stockage des documents

Ce stockage peut se faire dans des disques durs ou dans de base de données. Cependant, il est primordial de prendre en considération les fonctionnalités telles que la gestion de la durée de vie des documents, la purge, l’archivage et le stockage multi serveur.

La consultation les documents

L’ installation réseau permettra la consultation à tout moment du document dans le plan de classement préétablit en utilisant un moteur de recherche à travers les mots clés et sur les métadonnées.

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Société

Strategik est une société active dans le marketing digital et le E-commerce.

Introduction à la Gestion Électronique des Documents

La gestion électronique des documents (GED) ou DMS en anglais (pour Document Management System) est une installation réseau d’organisation et de gestion des informations et des documents numériques au sein dune entreprise. Par extension, l’acronyme GED est également utilisé pour désigner les logiciels de gestion de ces documents.
La GED s’appuie principalement sur différents systèmes concernant l’acquisition des données (numérisation de masse par exemple), l’indexation des documents, leur classement, leur stockage, leur partage (navigateur intégrant un moteur de recherche dédié) et leur diffusion. En ce sens, la GED est un procédé de travail collaboratif qui vise à apporter des solutions concrètes aux problématiques de gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. Ces solutions apportent donc un gain notable de temps et d’argent, avec un retour sur investissement très court, et ce, quel que soit le type de gestion commerciale ERP et l’ installation réseau.

Les deux premières étapes de la gestion électronique de documents : l’acquisition et le traitement des données

Après acquisition du document (numérisation par exemple), il est soumis à un protocole de validation (ou workflow en anglais) permettant d’être certifié par les utilisateurs concernés. Ce worflow est paramétrable afin de prendre en compte les différents profils d’habilitation des utilisateurs du système.
Ensuite, l’indexation consiste à décrire le document et de son contenu afin d’optimiser son exploitation. Elle se décline en deux catégories : l’indexation par type ou l’indexation par concepts (ou mots-clés).

Troisième et quatrième étapes : le stockage et la diffusion

La problématique du stockage est incontournable (choix des supports, durée de stockage, lieux, fréquence et type des sauvegardes, etc.). Des choix mal adaptés des procédures de sauvegarde peuvent exposer à des risques non négligeables de pertes de données.

Quatrième étape : la diffusion

La diffusion des documents, quelle soit réalisée via l’internet ou l’intranet, inclut souvent de nombreuses fonctionnalités de consultation et d’indexation des documents, regroupées dans un navigateur dédié.

Les enjeux et les limites

La GED est avant tout la mise en oeuvre d’une méthodologie de travail collaborative de gestion commerciale ERP visant à un accès sûr et facilité aux documents partagés au sein d’une organisation. Il est toutefois important de noter que la diversité grandissante des données sources, non structurées ou semi-structurées, complexifient de plus en plus les enjeux associés à la GED.

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Gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents (ou GED en français) désigne un processus informatique destiné à la gestion de documents électroniques, et d’informations au cœur d’une entreprise. Cette expression regroupe également les logiciels nécessaires pour pouvoir gérer ces contenus.

A quoi sert la gestions électronique des documents?

De nos jours, une gestion électronique de documents se fait par étapes. Ses objectifs étant d’harmoniser les opérations d’une société, centraliser l’ensemble des informations, pour ainsi permettre un accès facilité pour les différents collaborateurs au sein de l’entreprise, permettant de ce fait une meilleure harmonisation entre eux.

Les différentes étapes de la gestion électronique des documents

La gestion électronique de documents s’effectue au-travers de 4 étapes importantes: acquérir, traiter, stocker et diffuser les informations.

L’acquisition des documents: elle se fait soit en intégrant des documents papier déjà existants, grâce à un scanner, permettant par la suite la destruction de ces-derniers. Ou, elle peut également s’effectuer en intégrant des documents électroniques déjà existants.

Le traitement des documents: la description du document et de son contenu est nommée “l’indexation”. Cette-dernière peut être effectuée par type, et offre ainsi une description plus formelle, avec un vocabulaire plus standardisé. Elle peut également se faire par mots clés. Cette-dernière est souvent utilisée afin de rendre les opérations de recherche plus simples.

Le stockage des documents: ce-dernier entraîne plusieurs problématiques devant être considérée au préalable, comme le lieu de stockage qui doit être sécurisé, notamment en cas d’incendies, un support adapté, une organisation hiérarchisée, et une durée de conservation qui doit être définie à l’avance.

La diffusion des informations: cette-dernière peut être réalisée par Internet ou Intranet.

Intérêt de la gestion électronique de documents en ERP entreprise

Dans un système d’ ERP entreprise (ou de planification des ressources de l’entreprise), elle présente un intérêt certain. En effet, elle peut permettre d’améliorer la rentabilité de 3 à 5 % du chiffre d’affaires.

Les limites de la gestion électronique de documents

Les nombreuses sources de données du site web rendent cette gestion compliquée. En effet, l’entreprise doit prendre en compte les volumes de données croissants pour un site web par-exemple, ou pour les systèmes de mails.

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Découvrir les niveaux d’eau

Un des matériels les plus utilisés dans la maçonnerie, le niveau d’eau permet de vérifier la fiabilité et la solidité d’un mur. Un travail nécessitant la précision et la rigueur, il est donc essentiel que l’on utilise des outils performants. Sola fait partie des grandes marques qui fournissent aux professionnels ce genre de produit.

Petite historique de la marque

Société italienne, elle a vu le jour en 1949 sous l’initiative de Guido Schever. Elle a orienté son travail dans la conception d’instruments de mesure. Quinze ans plus tard, la marque présente son niveau d’eau dont les performances évoluent chaque année. Grâce à la qualité des instruments conçus, l’enseigne dispose depuis 1999 de la certification ISO 90001. Il s’agit d’un gage de qualité essentiel pour les clients qui atteste de la fiabilité des produits de la marque.

Les produits de la marque

C’est en 1999 que la marque met en vente son premier niveau d’eau laser. Cet appareil permet de mesurer avec précision les angles et les distances. Il a été conçu également pour être résistant contre les différentes contraintes extérieures telles que la poussière ou la pluie. Pour les professionnels, le niveau d’eau à bulles laser de la marque est encore plus performant. Il dispose de composant solide et offre une excellente visibilité des mesures. Toutes les informations concernant ses produits sont d’ailleurs consultables sur son site, cliquez ici. Chaque niveau d’eau ou à bulles est équipée d’une fiole brevetée Focus incassable qui assure la qualité de la visibilité et de la lisibilité.

L’importance du niveau d’eau

Le niveau d’eau est utilisé dans le domaine de la maçonnerie afin de contrôler l’horizontalité et la verticalité d’un mur. C’est un outil de précision important qui permet d’assurer la solidité ainsi que la stabilité d’une construction. Les niveaux d’eau doivent être efficaces à tout type de choc et caprices climatiques. On retrouve les niveaux d’eau au niveau des extrémités des outils. Pour la marque Sola, on peut trouver des niveaux d’eau qui résistent jusqu’à 60°C et à moins de 20°C, cliquez ici pour plus de détails.

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Installation réseau : comment faire ?

L’installation d’un réseau informatique s’effectue sur une procédure spécifique. Pour mettre en place ce dispositif, il est important de préparer le projet et suivre des étapes bien précises.

Une étape de préparation : très importante

Pour installer un réseau informatique, il faudra avant tout procéder par une étape de préparation. Elle consiste à déterminer les besoins informatiques de l’entreprise d’une part, et identifier l’espace disponible pouvant accueillir les infrastructures du réseau d’autre part. Pour cela, il est primordial de se référer à une série de paramètres, pour ne citer que la nature et la superficie des locaux accueillant le réseau informatique, le nombre de personnes et donc de postes de travail à relier ainsi que les besoins en débit et en bande passante de l’entreprise afin d’accéder à un quelconque site web. À ceux-là s’ajoute le système de câblage à adopter.

Vérifier les serveurs physiques

Après avoir déterminé les modalités de l’installation réseau et mis en place les postes de travail, il est désormais temps de vérifier la connectique des serveurs. Il faudra donc déterminer s’ils offrent assez de possibilités pour répondre aux besoins en réseau de l’entreprise et si les cartes réseau sont aptes à supporter les différentes contraintes techniques imposées par le réseau, comme l’accès sécurisé à un site web. À titre indicatif, un serveur doit proposer au moins 2 ports, c’est-à-dire 2 entrées prévues pour la connexion de 2 câbles différents.

Installer les commutateurs réseau

Les commutateurs réseau sont les équipements indispensables qui permettent de connecter de manière intelligente les serveurs et les postes de travail. Il est donc important de bien les configurer de manière à ce qu’ils offrent des droits d’accès physiques. Outre l’attribution d’un accès sécurisé pour chaque utilisateur, les commutateurs réseau les plus performants sont aptes à déterminer les priorités entre les différents services du réseau.

Installer les logiciels du réseau

Pour installer un réseau informatique, il est également important de paramétrer et de configurer correctement le(s) serveur(s), de manière à ce que chaque élément composant le réseau informatique dispose d’une adresse IP qui lui est propre. Pour rappel, une adresse IP sert à identifier chaque périphérique et chaque ordinateur connecté au réseau informatique.

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Sola : le spécialiste en fabrication et en vente de matériels de mesure

Mondialement connue pour la qualité de ses matériels de mesure, Sola se positionne actuellement comme le leader du marché grâce à ses produits haut de gamme qui se veulent pratiques, précis et robustes.

Une large gamme de produits accessibles à tous

L’entreprise ne cesse de diversifier son offre avec des produits de qualité dédiés aux professionnels et aux particuliers. Ses matériels de mesure sont disponibles en plusieurs tailles et formes. Parmi les produits phares du groupe, il y a le niveau Tube profile, le niveau inclinomètre, la gamme de niveau d’eau standard ou encore la gamme de niveau à bulle laser.

Niveau d’eau : la meilleure qualité au service des professionnels

Fort de plusieurs années d’expérience, l’entreprise met au cœur de ses métiers la fabrication des indicateurs de niveau d’eau à la pointe de la technologie. Chaque produit a été conçu avec des matériaux de qualité pour perdurer dans le temps. Il offre également un confort d’utilisation optimale grâce à une meilleure prise en main. La plupart des indicateurs de niveau d’eau de la marque sont équipés d’embouts amortisseurs, de réservoirs à bulle, d’une barre centrale pour une stabilité parfaite et d’une lentille grossissante ou fluorescente pour une précision de mesure assurée. Pour obtenir plus d’infos, l’idéal est de consulter le site de l’entreprise.

Niveau à bulle laser : Pour plus de précision et de rapidité en travail

L’une des particularités des appareils laser de la société est sa fiole FOCUS à effet loupe qui promet une précision de lecture et une visibilité parfaite. Ces matériels de mesure révolutionnaires permettent de répondre à tous les besoins des professionnels. Ils sont idéaux pour faire les mesures des distances et des angles avec précision. Elle peut, en plus, résister au changement climatique et est livrée avec une batterie autonome. La garantie de 30 ans offerte à tous les produits témoigne leur fiabilité et leur qualité. Pour plus d’infos, visitez le site de la société.

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Gedore outillage : pour valoriser le savoir-faire allemand

Gedore outillage a commencé son activité en 1919 dans la ville de Remscheid. Au départ, l’entreprise s’est affichée comme fabricant d’outils à main destinés pour les usages domestiques. Le professionnalisme et le savoir-faire a poussé l’usine à devenir le fournisseur d’outillage leadeur dans les quatre coins du monde. La présence de Site utilisé établit une politique de proximité pour les particuliers et industriels.

Des produits destinés sur plusieurs activités

Présents dans plus de 70 pays l’entreprise Gedore vise en permanence à fournir un service rapide, flexible et fiable. Que ce soit en Allemagne ou ailleurs, la normalisation des produits suit une politique de fabrication très stricte. Le Catalogue d’outillage Gedore affiche un maximum de sécurité au niveau de l’utilisation. Pour maintenir sa bonne notoriété, Gedore investit continuellement dans les technologies de production dans l’unique but de défendre la marque « Made in Germany » sur la marché de l’outillage. Pour l’entreprise, le travail de la clientèle au quotidien est le centre d’intérêt. Grâce au Site utilisé, la disponibilité est assurée pour des éventuels besoins. Partant des outils personnalisés au projet spatial à grande envergure en passant par les accords de coopération bilatérale de développement. La mission principale de l’entreprise Gedore est de fournir des outils professionnels menant au succès.

Gedore outillage : pour valoriser le savoir-faire allemand
La priorité aux personnels

Gedore est un fournisseur leadeur d’outils de rechange, y compris les outils industriels les appareils et équipements de test. Chaque projet suit une feuille de route standardisée pour bien analyse le besoin tout en fournissant de meilleures recommandations. En outre, la mise en place d’un système de gestion inégalé permet de fournir les meilleurs Catalogue d’outillage Gedore pour les travaux les plus compliqués. Pour avoir des techniciens maitres dans leurs domaines, Gedore a beaucoup investi dans la formation pour fournir en permanence les outils les plus cohérents et digne de confiance. Toutes les fiches techniques sont étudiées en laboratoire. Les outillages de Gedore sont certifiés à la norme ISO 9001: 2000 conforme aux attentes des industrielles européennes, asiatiques et américaines.

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