Zoom sur La GED

L’efficacité et la productivité d’une entreprise sont entièrement liées à son organisation. Une méthode de gestion infaillible passe par plusieurs techniques et dans ce domaine la GED est de plus en plus répandue. Ce procédé consiste à gérer les documents depuis leurs créations ou leurs acquisitions jusqu’à leurs archivages en passant par leurs stockages, leurs diffusions et leurs classements. Cliquez ici pour accéder au site web www.multidata.lu et obtenir plus de détails sur les marches à suivre pour une dématérialisation de documents pratique.

Les avantages de la gestion électronique des documents
La GED est en vogue puisqu’elle permet aux établissements de faire des économies non négligeables en temps et en argents. En effet avec moins de supports imprimés, la société épargne le budget consacré aux papiers, à l’encre et à la maintenance des imprimantes. En ce qui concerne le temps, grâce à ce dispositif d’organisation les documents sont transmis instantanément aux employés concernés pour éviter la perte de temps dans la distribution et dans la recherche des informations. De plus, les fichiers sont accessibles à tous les salariés à tout moment. Cet outil est donc une alternative utile pour gérer les flux de documents et améliorer leurs traçabilités.

Les limites du système
Malgré son côté fonctionnel, des formations sont nécessaires pour maitriser complètement un logiciel de GED . Cet accompagnement couvre la mise en place du réseau ainsi que la maîtrise des procédures et des outils de l’utilitaire. Le site web www.multidata.lu fournit des informations complètes sur les modalités de cet apprentissage. En ceux qui concernent les archivages, le logiciel ne prend en charge que les textes. Pour les autres formats audio et vidéo, il faudrait attendre une version plus performante. Cliquez ici pour avoir un large aperçu du fonctionnements de ces logiciels.

Focus sur la gestion électronique des documents

L’ère numérique avec l’explosion de l’informatique et d’interne s’est développée dans les administrations et les collectivités territoriales, mais aussi dans le secteur marchand. Plus de 10 % des acteurs économiques ont totalement repensé leur fonctionnement avec l’arrivée de l’ère numérique.

Au cœur du sujet, la gestion électronique des documents qui permet de véhiculer plus d’informations entre collaborateurs en interne et vers les clients/usagers, en externe.

Pour en savoir plus, rien de tel que d’entrer les mots clés “gestion électronique du courrier” pour découvrir une multitude de solutions GED et des articles de fonds sur les enjeux sociétaux de cette révolution numérique.

EN QUOI CONSISTE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS ?

A l’aide d’un scanner et d’un logiciel spécifique, tout document entrant ou sortant peut être traité en version informatique. Tout document devient ainsi accessible au choix en interne ou pour les usagers. Il est ensuite archivé et peut être consultable par une recherche multicritère. La version papier peut être conservée et archivée, selon le type de document et la politique de gestion en interne.

EN SAVOIR PLUS SUR LES AVANTAGES DE LA GED

Indéniablement ce procédé permettra un gain de temps, de visibilité et de productivité qui bénéficieront à l’ensemble des acteurs. On estime à plus de 40% le gain en terme de productivité. La traçabilité des documents sera garantie. Les conditions de travail s’en trouveront améliorées.
Les solutions de GED intègrent toute la sécurité requise pour des documents de travail confidentiels et contractuels. Pour plus d’infos et vous faire une idée, allez sur les sites de GED ou sur des forums.

LA GESTION ELECTRONIQUE DU COURRIER

Pour plus d’infos, les Worklow sont particulièrement adaptés pour la gestion électronique du courrier. Il s’agit d’une gestion automatisée des différentes tâches étapes par étapes.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (Entreprise Resource Planning en Anglais) est une application qui permet de coordonner l’ensemble des activités d’une entreprise. On parle aussi de « Progiciel de Gestion intégré » (PGI).

Multidata fournit ce type d’application aux entreprises. Les activités concernées peuvent aussi bien être verticales (comme la production ou l’approvisionnement) qu’horizontales (le marketing, les ventes, la gestion des ressources humaines…) et peuvent ainsi être regroupées autour d’un unique système d’information. C’est ce même système d’information qui servira ensuite à la transmission de l’information, à son traitement et à sa diffusion au sein de l’entreprise.

L’ERP entreprise est donc une solution logicielle qui peut faire office de support organisationnel pour toute l’entreprise et qui vise une gestion globale et simplifiée. Sa mise en place consiste en l’intégration du logiciel dans les services de l’entreprise. Après un paramétrage spécifique aux activités de celle-ci et une appropriation des utilisateurs, il doit permettre d’offrir une vue logique et pertinente dans tous les modules du système d’information. Une Solution ERP est un véritable projet stratégique de transformation qui nécessite une mobilisation complète de l’entreprise et notamment de la direction générale de celle-ci. En effet sa mise en place entraîne de nombreux changements en commençant par les habitudes de travail des employés.

Cet outil informatique s’il correspond aux activités de l’entreprise présente de très nombreux avantages.

Grâce au logiciel ERP, les processus de gestion sont optimisés, l’information devient cohérente et homogène. De plus un tel partage du système d’information facilite aussi bien la communication interne à l’entreprise que la communication externe.

Ce logiciel minimise aussi les coûts du service informatique de l’entreprise (maintenance corrective, synchronisation des traitements…) et permet une diminution du nombre de salariés affectés à la saisie comptable. Pour finir et ce dernier point est essentiel, l’ERP entreprise entraîne une maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement. C’est une profonde révision de l’organisation des tâches, une standardisation bénéfique de tous les processus.

La solution ERP, c’est donc un logiciel à la pointe de la technologie qui permet d’optimiser la croissance de l’entreprise par une maîtrise accrue de toutes ses activités. Cet outils est encore en plein développement et son évolution technique continue aujourd’hui son accélération.  Cliquez ici pour en savoir plus.

L’archivage électronique de documents, un outil qui suit la ligne

Depuis la course vers la mondialisation, les technologies n’ont cessés de progressé à un rythme dépassant celui du développement humain. Les documents administratifs, jadis classées manuellement et un par uns, sont actuellement soumis à une mutation vers un classement automatique, électronique. Cet archivage électronique a précédé la mutation vers les documents électroniques.

L’archivage électronique : mais qu’est-ce que c’est exactement ?

Comme sa dénomination l’indique, il s’agit d’un classement de documents sous une base de données quelconque en vue par la suite d’une consultation ou usage dans un futur proche ou non. Dans la pratique, il commence dès la création même des documents. Il est cependant à noter que la durée de vie du document varie suivant son fond.

En quoi consiste-t-il ?

Pour ce qui est de l’archivage électronique, il consiste à mettre en œuvre un ensemble d’actions, d’outils ainsi que des méthodes qui consisteront par la suite à collecter, identifier, classer, conserver, puis communiquer et enfin détruire à l’échéance des documents numériques, ou plus précisément leur contenu. Ce processus recours cependant à plusieurs domaines de la maîtrise informatique comme la gestion électronique des documents qui se réfère aux collectes jusqu’à la souscription du contenu, la sécurité des systèmes, le stockage, ainsi que les différents outils de conservation des documents dans le long terme. Il existe aujourd’hui des site web spécialisés qui offrent en un volet complet toutes ses services.

Des entreprises spécialisées en archivage électroniques

L’évolution perpétuelle de la technologie a donné naissance à ces entreprises. Ils sont généralement visibles sur internet sous forme de site web, où de simples indications comme cliquez ici ouvrent l’accès. Il en est ainsi du site www.multidata.lu. Grâce à cette entreprise, votre fonction administrative sera allégée. Pour plus d’information, cliquez ici www.multidata.lu

Tagged

Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

L’archivage électronique peut être défini par l’ensemble des actions mis en œuvre pour conserver sur du plus ou moins long terme des informations dans le but de les exploiter. En dehors de l’idée de stockage, l’archivage électronique peut aussi être défini par le fait d’identifier, de recueillir, de classer et de conserver ses informations. La plupart du temps ces informations serviront à alimenter la base de données. Il faut savoir que l’archivage peut se faire en interne ou en externe comme sur le site web multidata.lu.

Quels sont les avantages de l’archivage électronique ?
L’archivage électronique possède de nombreux avantages. On retrouve entre autre le gain de place, de temps et d’argent pour l’entreprise. Il ‘y a plus besoin de stocker les documents, les locaux peuvent être utilisés pour autres choses. De plus, il est extrêmement facile d’accéder aux dossiers voulus car ils peuvent être consultés à distance. Enfin, il est rapide de retrouver les dossiers voulu car ils sont souvent archivés par dossiers, contenus, mots clés et il suffit de cliquez ici

Comment bien choisir son support ?
Le support utilisé pour stocker les documents dépendra de nombreux facteurs. Il faut tenir en compte le volume à stocker, la fréquence d’utilisation et de consultations des dossiers et la politique de sécurité de l’entreprise. Pour une petite entreprise, une clé USB ou un disque dur externe suffira. Néanmoins pour les plus grosses enseignes, il faudra se tourner vers des serveurs sur Internet appelé « cloud », sur un site web comme multidata.lu ou utilisé ses propres serveurs. Il faudra juste cliquez ici pour y accéder. A noter que la durée de vie de certain support est plus ou moins limitée. De plus, les supports de stockages numériques sont en perpétuelles évolutions.

Tagged ,

L’art de la présentation des gâteaux

support à gateauxLa pâtisserie est compliquée.  Réussir des gâteaux à la fois bon et esthétique relève de l’art.

La précision dans les pâtisseries
La pâtisserie exige de la précision.  Contrairement à la cuisine classique dans laquelle le feeling peut parfois suffire, la pâtisserie exige une précision extrême.  La réussite d’une recette peut se jouer sur quelques grammes en plus ou en moins d’un ingrédient particulier.

L’association de saveurs
L’association subtile des saveurs est également fondamentale en pâtisserie.  Voici quelques associations de saveurs qui fonctionnent bien :
– Fraise, menthe
– Chocolat noir, épice ( 5 épices, poivre, fleur de sel, piment )
– Chocolat noir, gingembre
– Citron vert, basilic
– Framboise, anis
– Pamplemousse, coquelicot
– Pêche, cardamome
– Mangue, coco, citron vert
– Fraise, avocat
– Caramel, banane
– Chocolat au lait, fruit de la passion

L’esthétique
Beaucoup de grands pâtissiers dessinent leurs gâteaux avant de les réaliser.  En effet, l’esthétique a une improtance primordiale dans la pâtisserie.  Un gâteau délicieux mais hideux (!) sera considéré comme raté ce qui n’est pas toujours le cas pour un autre plat.

La présentation
La présentation des gâteaux dans des supports adaptés jouent également beaucoup.  Vos Gâteaux doivent être présentés dans des supports adaptés.  Il en existe de toutes sortes, vous pouvez voir un aperçu sur le site www.vosgateaux.com.
Ils sont disponibles en plusieurs formes, plusieurs tailles, parfois à étages.
Un présentoir à gâteau peuvt être fabriqué en polystyrène, en métal ou même en carton.  En effet, certains présentoirs sont destinés à une utilisation unique à l’occasion d’un événement (mariage, anniversaire,…).

Principe de la gestion électronique de document

En ce moment, le meilleur moyen d’organiser ces documents est de faire appel à la gestion électronique. C’est une pratique qui consiste à utiliser des procédés informatisés afin d’arranger les informations ainsi que les documents informatiques. Le principe est de confier ces informations à une organisation qui va réaliser la gestion proprement dite.

Principe de la gestion électronique de document

Dans la réalisation, l’organisation qui propose l’offre effectue l’acquisition des documents. Ces documents peuvent être sous papier ou encore sous forme numérique. Dans le cas où les documents sont sur papier, les professionnels les scans jusqu’au dernier afin de les rendre numérique. De ce fait, il est bien plus facile d’archiver l’ensemble. Une fois que les dossiers réunis, ils effectuent le traitement de toutes les informations pour l’exploitation soit une réussite. Pour en savoir plus sur la pratique, le site internet multidata.lu dispose des informations relatives à la gestion. Toujours pour la gestion, les expert de l’agence réalise le stockage des documents afin qu’ils puissent être usager par la suite.

Avantages de la gestion électronique

Avec une gestion électronique, les organisations auront la possibilité de mieux maitriser les informations. Dans cette éventualité, ces dossiers seront facilement accessibles à tous moment. Grâce à ce mode gestion, on peut obtenir une meilleure version de tous les documents. En effet, les informations seront référencées de manière unique. Les accès aux dossiers seront entièrement protéger, de ce fait, ces documents ne seront disponibles que pour les personnes concerné. Les documents confier à ces organisations sont tout à fait unique pour éviter les duplicata. De plus, ces informations seront mises à jour afin de garder leur intégralité intact. Afin d’en savoir plus sur d’autre avantage, multidata.lu offre les informations utile pour l’ensemble. Ce site internet dispose de toutes les indications nécessaires pour la gestion électronique.

Tagged

En savoir plus sur la gestion électronique

Pour ne pas être dépassé, il faut savoir utiliser tous les facilités que vous offre internet.

En savoir plus sur la gestion électronique.

Aujourd’hui on cherche avant tout à gagner du temps. La gestion papier laisse peu à peu la place à une gestion électronique, plus moderne mais surtout plus rapide. On gagne sur toute la ligne. Un site internet vous aidera à comprendre comment fonctionne multidata.lu et vous verrez que c’est aussi pour votre entreprise, si petite soit-elle. Le papier est toujours un élément fiable mais qui vous prend beaucoup de votre temps.

multidata.lu, le site internet qui vous comprend vos besoins.

Chacun en a des différents et que l’on dirige une petite ou moyenne entreprise, la gestion électronique passera par un logiciel fiable et peu onéreux. Que ce soit la facturation, la paye et tous les documents relatifs à vos employés, tout se gère ainsi facilement et surtout tout aussi discrètement. Nul besoin d’aller dans une pièce spécialisée pour chercher un document précis; En peu de temps, votre ordinateur vous procure cette facilité. Se lancer dans la gestion électronique est bien plus facile que vous ne le pensez et vous ne pourrez en aucun cas faire marche arrière. C’est facile, rapide et fonctionnel.

Prenez quelques minutes pour en savoir plus sur ce mode de fonctionnement.

Le temps gagné vous le passerez à une autre fonction quant à la place physique de gagnée, elle sera certainement mieux employée que pour stocker des documents qui ne prennent que de plus en plus de place. Aujourd’hui il faut savoir franchir ce pas pour rester performant. Le cloud est là pour vous aider à stocker tout ce qui est nécessaire. Prenez contact et visualiser un logiciel qui fera une bonne partie de votre travail.

Etre une entreprise performante c’est utiliser les nouvelles technologies qui s’offrent à vous.

Tagged ,

Gestion électronique de documents

La gestion informatique des documents abrégée, GED est un procédé innovant qui se prédestine en premier lieu à numériser les données depuis les supports papiers vers un terminal informatisé. La GED permet également de gérer plus facilement les diverses informations au sein d’un groupe.

Présentation de la GED
Principalement destinée aux entreprises, de petite ou de grande envergure, la GED semble être actuellement l’outil incontournable pour une gestion professionnelle et efficace. Elle consiste non seulement à informatiser la documentation, mais elle permet également de centraliser et de répertorier les informations au sein d’une entreprise sur son site web par exemple. Cela afin de faciliter leur partage et leur accès par les différents services de la structure. Bien évidemment, le processus de numérisation comporte plusieurs étapes. Enfin, ce dispositif informatisé rehausse la productivité notamment dans le travail de groupe.

Processus de fonctionnement
La GED regroupe un ensemble précis de méthodes, d’un logiciel (cliquez ici) ainsi que d’un support informatique comme l’indique www.multidata.lu. Numériser les documents depuis les supports classiques comprend quatre processus fondamentaux.
L’acquisition : elle consiste à scanner les supports papier pour les informatiser. Après cela vient le traitement. Ce procédé consiste à classifier les documents par type ou par nature. Par la suite, le stockage est une sauvegarde de données informatiques sur différentes plateformes. Enfin, la diffusion comprend l’exploitation ainsi que la mise en réseau des informations recueillies. Elle peut se faire via intranet ou internet sur un site web.

Utilités de la GED
Une entreprise utilisant la technologie de la GED se doit non seulement de maîtriser l’utilisation du logiciel, mais est également dans la nécessité de mettre en œuvre une méthode d’exploitation adéquate. Comme sur www.multidata.lu par exemple, la GED permet de gagner en rapidité et d’améliorer la rentabilité. Substantiellement, la GED est un moyen de diffusion utilisant un système d’open source ordonné. Par exemple, il suffit de cliquez ici pour avoir un document précis.

Tagged ,

Les avantages de la GED

À l’instar d’une société numérique qui évolue, un volume considérable d’informations et de multiples supports explose à travers le monde. Par ce fait, le principal leitmotiv des entreprises est la parfaite maîtrise et l’usage de ces informations. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises se lancent dans la centralisation de leurs documents. C’est dans cette situation qu’entre en jeu la GED. La GED ou la gestion électronique des documents est un procédé informatisé qui vise à numériser et à archiver des informations et des documents électroniques au sein d’un organisme. Il faut savoir que la part des interactions des clients et des fournisseurs s’exerce sur des documents transactionnels. La GED permet de constituer un référentiel de l’ensemble des documents structurés (XML, bases de données, etc.) ou non (HTML, etc.). Avec la GED, l’entreprise peut bénéficier des gains de qualité, de délais et de productivité tout en valorisant les contenus de ses documents.

Les avantages de la GED

Si la gestion électronique des documents est actuellement très prisée par les entreprises, c’est tout simplement parce qu’elle apporte de nombreux avantages. Les personnes autorisées ont facilement accès aux documents grâce aux fonctions de navigation optimales. Avec un référentiel de document unique, l’accès est contrôlé et enregistré dans un journal d’activité, ce qui permet d’avoir un historique des modifications effectuées. Les documents standardisés sont protégés au plus haut degré contre les pertes, les accidents et les malveillances.

Multidata, la meilleure solution pour les entreprises

Le site Multidata.lu propose les meilleures solutions pour toutes les entreprises à travers ses services de qualité. Étant un système de gestion documentaire, Multidata offre des prestations dans le domaine de l’informatique, du hardware et de la gestion de données. Durant tout le projet, il propose la gestion, la programmation individualisée et la consultance informatique. Des informations supplémentaires sont accessibles sur Multidata.lu.

Tagged ,